Que es necesario establecer pautas mínimas a seguir por parte de los Almacenes Generales de Depósito para que desarrollen sus operaciones dentro de un ámbito más competitivo acordes a las nuevas exigencias del mercado.Que la dinámica del mercado de los Almacenes Generales de Depósito demanda actividades que son necesarias y útiles para su desarrollo y fortaleza económica y que se enmarcan en el rol de auxiliares de crédito, que estas instituciones desempeñan en apoyo a otras entidades del sistema financiero nacional e internacional.Que con base en la facultad que le confieren los artículos 2 y 139 de la Ley 734, Ley de Almacenes Generales de Depósito; y el artículo 2, párrafo cuarto, artículo 3, numeral 13) y el artículo 10, numeral 2) de la Ley 316, Ley de la Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones Financieras, y sus reformas.

En uso de sus facultades,
La siguiente:
Artículo 1. Objeto y alcance.- La presente Norma tiene por objeto regular el funcionamiento de los Almacenes Generales de Depósito, Instituciones Financieras No Bancarias Auxiliares de Crédito, autorizadas por la Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones Financieras.

Artículo 2. Conceptos.- Para efectos de la presente norma, los términos indicados en este artículo, tanto en mayúsculas como en minúsculas, singular o plural, tendrán los significados siguientes:

a) Almacén, Almacenes o Almacenadora: Almacenes Generales de Depósito, Instituciones Financieras No Bancarias Auxiliares de Crédito.

b) Depósito Financiero: Operaciones de almacenamiento de mercadería en las cuales medie' a emisión de Certificados de Depósito con o sin Bono de Prenda.

c) Depósito Fiscal: Operaciones de almacenamiento de mercadería no nacionalizada que esté pendiente del pago de impuestos de importación.

d) Depósito Simple: Operaciones de almacenamiento de mercadería nacionalizada, de origen local o comprada localmente, en las cuales no medie la emisión de Certificados de Depósito con o sin Bono de Prenda.

e) Endoso de pólizas: Adendums o anexos mediante los cuales se ceden los derechos parciales o totales de las indemnizaciones en caso de siniestros a la Almacenadora.

f) Guardalmacén: Propietario de la mercadería o, en su caso, el representante legal debidamente facultado para ejercer dicho cargo en nombre del propietario, delegado por el almacén para la guarda, conservación, custodia, administración y control de inventarios de mercaderías recibidas en depósito en locales habilitados.

g) Ley: Ley 734, Ley de Almacenes Generales de Depósito, del 24 de Agosto de 2010, publicada en "La Gaceta", Diario Oficial No. 201 y 202, del 21 y 22 de octubre de 2010, respectivamente.

h) Locales: Bodegas, silos, tanques, trojes, cuartos fríos o refrigerados, patios, predios o instalaciones claramente delimitadas y adecuadas, en las cuales se depositen mercaderías en las operaciones usuales de los almacenes.

i) Mercadería: Mercaderías o bienes objeto de almacenamiento en depósito financiero, fiscal o simple.

j) Norma PLD/FT: Norma sobre Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo.

k) Superintendencia: Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones Financieras.

l) Superintendente: Superintendente de Bancos y de Otras Instituciones Financieras.

m) Títulos: Certificados de Depósito con o sin Bono de Prenda.
Artículo 3. Base de cálculo del Capital.- Para los fines de la Ley 734 y las normas que se emitan a consecuencia de ésta, se entiende por Base de Cálculo del Capital del almacén la suma del capital primario y del capital secundario.

a. Componentes del Capital:

1) El Capital Primario: Está integrado por los saldos existentes en las cuentas cuyo alcance se encuentra definido en el Manual Único de Cuentas para Almacenes Generales de Depósito, siendo estas las siguientes:

i. Capital suscrito y pagado
ii. Capital donado
iii. Primas en la colocación de acciones
iv. Aportes para incrementos de capital
v. Reserva Legal

2) El Capital Secundario: Está conformado por los saldos existentes en las cuentas cuyo alcance se encuentra definido en el Manual Único de Cuentas para Almacenes Generales de Depósito, siendo éstas las siguientes:

i. Obligaciones convertibles en capital.
ii. Otras Reservas Patrimoniales (Otras Reservas Obligatorias y Reservas Voluntarias).
iii. Ajustes por Revaluación de Bienes
iv. Resultados Acumulados de Períodos Anteriores

v. Resultados del Período.

b. Deducciones: Se deducirán de la Base de Cálculo los rubros siguientes:

1) Plusvalía mercantil (Goodwill)
2) Los Resultados acumulados de períodos anteriores en caso de pérdidas
3) Los Resultados del Período en caso de pérdidas y;
4) Las provisiones y ajustes pendientes de constituir.

Artículo 4. Límites de créditos.- Los créditos que un almacén otorgue estarán sujetos a las limitaciones y previsiones establecidas en la Ley 734.

Artículo 5. Límite global de almacenamiento con títulos.- El valor de todos los Certificados de Depósito que un almacén puede emitir no podrá exceder de 30 veces el monto de su base de cálculo del capital. Lo anterior, es sin perjuicio del límite establecido en el artículo 96 de la Ley 734.

Artículo 6. Límites en las operaciones con Certificado de Depósito en locales habilitados, El valor de todos los certificados de depósito que un almacén puede emitir para un mismo cliente, persona natural o jurídica, en locales habilitados, no podrá exceder de 15 veces su base de cálculo de capital. Lo anterior, es sin perjuicio del límite establecido en el artículo 96 de la Ley 734.
Artículo 7. Servicios Fiscales.- La operatividad de los servicios fiscales será regulada por la ley de la materia; no obstante, sus registros contables se sujetarán a la norma contable, Manual Único de Cuentas (MUC) que regula los registros de las operaciones financieras de los almacenes.
Artículo 8. Almacenamiento, guarda, conservación y manejo de mercaderías.- Los almacenes solamente podrán recibir mercaderías para su almacenamiento, guarda o conservación en locales propios o arrendados por ellos mismos y en locales habilitados, debidamente autorizados por esta Superintendencia.

Artículo 9. Administración de inventarios.- Los almacenes podrán prestar servicios de administración de inventarios en sus propios locales, o en locales ajenos a solicitud expresa de los clientes.

Cuando los almacenes presten este tipo de servicios en locales ajenos no podrán constituirse como depositarios de las mercaderías y su responsabilidad se limitará única y exclusivamente a llevar un control preciso de los inventarios; en consecuencia, el almacenamiento, guarda y conservación de las mercaderías será por cuenta y riesgo de los clientes.

Artículo 10. Procesos de valor agregado, transformación, reparación y ensamble.- En aquellos casos en que se establezca que las mercaderías podrán ser objeto de incorporación de procesos de valor agregado y de transformación, reparación y ensamble, de conformidad con los literales e) y f) del Art. 57 de la Ley 734, esta circunstancia deberá hacerse constar en el Contrato de Depósito Simple y, en su caso, en el Certificado de Depósito que se emita con o sin Bono de Prenda.

Articulo 11. Comercialización de bienes bajo su custodia.- Las operaciones de venta y compra de mercaderías se realizarán cumpliendo las condiciones siguientes:

a. Los almacenes podrán encargarse de la venta de mercadería en depósito, siempre y cuando cumplan con lo siguiente:

1. Que en el acuerdo o contrato correspondiente se establezcan claramente las condiciones de venta, tales como, precios, moneda, cantidades máximas y mínimas de mercaderías a vender, lugar de entrega de las mercaderías, manejo de fondos, comisiones, y demás requisitos que deban observarse en la operación.

2. La venta de estas mercaderías no se podrá realizar cuando existan expedidos bonos de prenda sobre las mismas.

3. El producto de la venta será recibido por el almacén, no obstante lo anterior, corresponderá al dueño de la mercadería emitir y entregar la factura o documento de compraventa correspondiente al comprador.

4. El producto de la venta será entregado al dueño de la mercadería en el plazo que se establezca en el acuerdo o contrato correspondiente, después de cubrir los gastos, comisiones y adelantos del almacén, sin perjuicio de la prelación de pago de obligaciones referida en el artículo 77 de la Ley 734, según aplique.

b. Los almacenes también podrán ejecutar por cuenta ajena, operaciones de compra de mercaderías, siempre y cuando cumplan con lo siguiente:

1. En el acuerdo o contrato correspondiente se establezcan claramente las condiciones de la compra, tales como, precios, moneda, cantidades, clase, y calidades de las mercaderías, lugar donde se almacenarán, gastos de almacenamiento, vigilancia, seguro y transporte, en su caso, de la mercadería, manejo de fondos, comisiones y demás requisitos que deban observarse en la operación.

2. Los almacenes exigirán a sus clientes la previa provisión de los fondos para la compra de las mercaderías, exceptuando las operaciones de compra de productos de importación, las que se regirán conforme la norma que regula la materia sobre financiamientos.

3. Las mercaderías tendrán como destino las bodegas propias de los almacenes, donde serán almacenadas, guardadas y conservadas en calidad de depósito.

4. Las mercaderías serán entregadas a su dueño en el plazo que se establezca en el acuerdo o contrato correspondiente, después de cubrir los gastos, comisiones y demás servicios prestados por el almacén o en el plazo y condiciones que se establezcan en los títulos o contratos de depósito, en caso se hayan expedido o suscrito.

Artículo 12. Certificaciones y valuaciones.- La certificación de las calidades de las mercaderías y valuación de las mismas sólo podrá realizarse en los locales autorizados por esta Superintendencia, sean estos propios, arrendados o habilitados y con mercaderías que se encuentren bajo la responsabilidad de la almacenadora, en calidad de depositaria de éstas. La certificación de las calidades sólo podrán hacerla con expertos calificados en la materia. Lo anterior sin perjuicio de las certificaciones especiales que por las leyes de la materia corresponda a instituciones del estado. En caso de avalúos de mercaderías ubicadas en locales donde el almacén no sea depositario de la mercadería, éste deberá realizarlos a través de peritos valuadores inscritos en el Registro que para tal fin lleva la Superintendencia.

Artículo 13. Pesajes.- Los servicios de pesaje que presten los almacenes deberán realizarse utilizando básculas calibradas y certificadas por expertos en la materia. Tales calibraciones y certificaciones no podrán tener una antigüedad mayor de un año al momento de los pesajes correspondientes; no obstante lo anterior, el almacén deberá revisar periódicamente el buen funcionamiento de dichas básculas.

Artículo 14. Agenciamiento Aduanero y consolidación y desconsolidación de mercaderías.- La operatividad de la agencia aduanera y la consolidación y desconsolidación de mercaderías será regulada por la ley de la materia; no obstante, sus registros contables se sujetarán a la norma contable, Manual Único de Cuentas (MUC) que regula los registros de las operaciones financieras de los almacenes.
Artículo 15. Requisitos de los locales de almacenamiento.- Los locales propios, rentados, en comodato y los que se soliciten en calidad de habilitación, serán inspeccionados por la Superintendencia, previo a su uso, y no objetados, siempre que cumplan con los requisitos siguientes:

a. Las bodegas deberán ser de muros o paredes de concreto, o de bloques sólidos y/o decorativos, o de ladrillo cuarterón, o de láminas metálicas, o de piedra cantera o láminas pre-fabricadas o similares, o de malla ciclón con estructura metálica, o de una combinación de estos materiales, con columnas y estructuras de concreto, o de hierro o de madera, con techos de zinc o metálico o concreto, sobre estructura de hierro, de madera o concreto; piso de baldosas, ladrillos, cemento o madera, y cualquier otra estructura y/o tipos de materiales que brinden seguridad en el resguardo de mercaderías a juicio del Superintendente.

b. Las instalaciones eléctricas deberán ser entubadas o de alambre protoduro. Los paneles de control deben estar ubicados de tal manera que sean de fácil acceso, con su tapa y en estado de funcionamiento normal.

c. Los predios y patios deberán estar cercados e iluminados.

d. Los depósitos y recipientes especiales deberán estar en buen estado de funcionamiento.

e. Deberán contar con los medios que permitan la comunicación inmediata a toda hora con la gerencia general o gerencia de operaciones del almacén.

f. Tener acceso directo a la vía pública, en forma tal que el personal de los almacenes y los empleados de control puedan entrar a ellas y ejercer sus funciones libremente.

g. Deberán contar además con suficientes áreas de parqueo y de maniobra que permitan la movilización de los medios de transporte (carga y descarga).

h. Vigilancia permanente por parte del almacén las 24 horas del día.

i. Los edificios, construcciones o instalaciones no deberán tener orificios o espacios que permitan la caída de goteras o brisas que puedan afectar las mercaderías y deberán tener suficiente ventilación para evitar excesos de humedad.

j. Estar bajo el control total del almacén.

k. Cumplir con todas las recomendaciones que se originen de la inspección de dichos locales.

Artículo 16. Mantenimiento de requisitos y condiciones.- Durante las operaciones en los locales es obligación de almacenadoras mantener y cumplir con los requisitos y condiciones señaladas en el artículo anterior mientras no medie instrucción de Superintendente que expresamente las modifique.

Articulo 17. Báscula y otros elementos de seguridad.- Los locales de almacenamientos, cuando así lo requieran, deberán estar dotados de básculas precisas certificadas por especialistas en la materia. La antigüedad de las certificaciones no podrá exceder de un año al momento de los pesajes correspondientes; no obstante, el almacén deberá revisar periódicamente el buen funcionamiento de dichas básculas. Adicionalmente se deberá disponer de extinguidores de incendio y de todos los elementos de seguridad necesarios para garantía de las mercancías depositadas.

Artículo 18. Uso de polines y otros.- Las mercaderías que puedan sufrir daños por humedad deberán ser estibadas de la forma siguiente:

a. En polines que eviten el contacto directo de los bultos con el suelo; o

b. Conforme se establezca en la póliza de seguro del almacén. En este último caso, si la póliza señala particularidades especiales, éstas y sus efectos deberán hacerse constar en el Certificado de Depósito y Bono de Prenda respectivos, o en hoja adherida a ambos títulos.

Artículo 19. Almacenamientos en predios, patios y otros.- Los almacenes sólo podrán almacenar mercaderías en predios y patios o en bodegas que estén únicamente techadas, cuando la mercadería no pueda sufrir daño por estar a la intemperie y/o cuyo proceso lo requiera.

Artículo 20. Contrato de habilitación y nombramiento del Guardalmacén.- En el caso de bodegas habilitadas, el almacén deberá cumplir las siguientes disposiciones mínimas:

a. El almacén está obligado suscribir el contrato de habilitación correspondiente, en el cual se deberán establecer de forma clara y precisa las obligaciones, derechos y responsabilidades de las partes; el nombramiento, facultades, funciones, atribuciones, deberes y derechos del guardalmacén; y cualquier otra condición que el almacén considere necesaria para fortalecer y preservar la seguridad de la mercadería depositada en estas bodegas. El Guardalmacén deberá garantizar al almacén el correcto desempeño de sus funciones mediante las garantías que el almacén estime pertinentes.

b. En el contrato de Habilitación de Bodega se debe consignar, ineludiblemente, la facultad que tiene la Superintendencia de que, en el momento que ésta considere pertinente y en uso de sus facultades de ley, pueda inspeccionar, supervisar y fiscalizar la adecuada guarda, conservación, custodia, control y administración de los inventarios de mercaderías recibidas en depósito.

c. De igual manera se deberá consignar en el contrato citado en el literal anterior, la facultad que tendrán las compañías de seguros con la cual se haya contratado el seguro respectivo y los tenedores legítimos de los certificados de Depósito y/o Bonos de Prenda, de constatar la adecuada guarda, conservación, custodia, control y administración de los inventarios de mercaderías aseguradas, en propiedad o en prenda según sea el caso.

d. En los casos de transferencia de Certificados de Depósito en bodegas habilitadas, el almacén en un término no mayor de 72 horas contadas a partir de que le sea notificada dicha transferencia, deberá finiquitar la relación con el Guardalmacén procediendo a recibir la totalidad de la mercadería prendada y asumir el almacenamiento, guarda, conservación y manejo de la mercadería de forma directa, es decir a través de un empleado del almacén con los mismos controles y requerimientos de las bodegas propias o arrendadas.

Artículo 21. Faltantes de mercaderías.- Cuando existan faltantes de mercaderías o se sospeche de potenciales faltantes, el almacén deberá como mínimo:

a. Tomar de inmediato las provisiones necesarias para garantizar sus intereses y los de terceros.

b. Notificar de inmediato al Superintendente dicho faltante o sospecha de faltante indicando lo siguiente:

1. Identificación del depositante y del guardalmacén, en su caso.

2. Datos del Certificado de Depósito y del Bono de Prenda, en su caso.

3. Ubicación del local

4. Descripción, cantidad y valor del producto faltante.

c. Cuando por medio de resolución judicial firme se determinen las responsabilidades a cargo de determinadas personas relacionadas al faltante de mercaderías referidas anteriormente, el respectivo almacén deberá enviar copia de tal resolución al Superintendente en un periodo no mayor de 3 días después de notificada la resolución antes mencionada.
Artículo 22. Solicitud de autorización y renovación de locales de almacenamiento.- Las solicitudes de autorización y renovación de locales que realicen las almacenadoras deberán contener al menos lo siguiente:

a. El código o número de referencia de la solicitud, el que lo establecerá el almacén según su propio control interno.

b. La calidad operativa de las instalaciones requeridas en la solicitud es decir; si las instalaciones serán para operar en calidad de habilitación, o en calidad de locales o bodegas directamente arrendadas mediante contrato o comodato directo o en calidad de locales o bodegas propias, éstas últimas debidamente registradas en los activos de la almacenadora.

c. En el caso de locales en calidad de habilitados, la denominación social, nombre comercial y siglas (si las tiene) si es persona jurídica; o nombre completo y número de cédula si es persona natural, del cliente - depositante con el cual se realizarán las operaciones de almacenamiento de mercaderías.

d. La dirección precisa del local en el cual se realizarían los depósitos, indicando, además, el departamento y el municipio en que éste se ubica.

e. La identificación de las bodegas y/o locales y sus correspondientes dimensiones.

f. El producto o productos a almacenar.

g. La copia de los planos y del informe de campo evaluativo y conclusivo sobre las condiciones, capacidades, dimensiones y demás características de los locales de almacenamiento, levantado por la instancia que la almacenadora designe para este fin.

Artículo 23. Arrendamientos y otros.- En el caso de los locales que no sean propios de los almacenes, estos están obligados a suscribir contrato de arrendamiento o de sub-arrendamiento o comodato que les otorgue derechos de uso exclusivo del local o locales en los cuales se depositará mercadería bajo su responsabilidad.

Artículo 24. Autorización de bodegas y locales.- Sólo se autorizarán locales que llenen los requisitos establecidos en el artículo 15 de la presente norma, y que además, cuando sea pertinente, cuenten con el respectivo contrato de arrendamiento o comodato, según el caso, y éste no haya sido objetado por el Superintendente.

Artículo 25. Duración de la Vigencia.- La vigencia de las autorizaciones de bodegas y locales se regirá por las siguientes disposiciones:

a. La autorización del uso de locales tendrá duración de doce (12) meses a partir de su fecha de recepción por parte de la almacenadora. El mismo plazo se aplicará a cada una de las subsiguientes renovaciones.

b. En el caso de locales en calidad de habilitación, la autorización se cancelará automáticamente sin necesidad de pronunciamiento por parte del Superintendente, si en un término de 90 días calendarios el almacén no ha emitido los títulos correspondientes.

Vencidos cualquiera de los períodos anteriores, según el caso, y el almacén decida seguir utilizándolo, estará obligado a solicitar nuevamente la autorización para utilizar dichos locales conforme lo establecido en el artículo siguiente.

Artículo 26. Renovación de autorizaciones.- Las renovaciones de autorizaciones de bodegas y locales se regirán por las siguientes disposiciones:

a. Las solicitudes de renovación de autorizaciones del uso de locales deberán hacerse con 10 días hábiles de anticipación a su vencimiento.

b. Es obligación de la almacenadora mantener la vigencia de la autorización de la Superintendencia y del contrato de arrendamiento o comodato según corresponda, mientras se encuentren títulos emitidos y no cancelados cuya mercadería se encuentre depositada en los locales correspondientes.

Artículo 27. Libre acceso a servicios.- La autorización de uso de un local por parte de la Superintendencia en ningún momento significa que los clientes o depositantes estén obligados a realizar sus operaciones con el almacén solicitante, pudiendo acceder a los servicios de otros almacenes si así lo consideran conveniente.

Artículo 28. Rotulación.- Es obligación del almacén colocar en lugares visibles rótulo con su distintivo en los locales autorizados.
Artículo 29. Naturaleza de los depósitos.- Los Almacenes Generales de Depósito podrán recibir bienes o mercancías para: a) Depósito Financiero, mediante la emisión de Certificados de Depósito con o sin Bono de Prenda; b) Depósito Fiscal; c) Depósito Simple. El depósito simple se hará constar en "Contrato de depósito simple", cuyo contenido, al menos, contemplará la descripción, naturaleza, calidad y cantidad de las mercaderías depositadas y especificará las condiciones del depósito.

Artículo 30. Proceso de revisión y análisis de las solicitudes de almacenamiento.- En el proceso de revisión y análisis de las solicitudes de almacenamiento referidas en el artículo 63 de la Ley 734, el almacén se pronunciará por escrito evaluando la viabilidad y razonabilidad de, al menos, lo siguiente:

a. Aspectos legales del depositante (constitución, representación, autorización para contratación, etc.).

b. Documentación Legal de los locales donde se almacenará la mercadería (contratos de arriendo y subarriendo, etc.)

c. Características de las mercaderías (identificación, calidad, durabilidad y período óptimo de almacenamiento, tipo de empaque, mermas, obsolescencia, formas de estibar, condiciones requeridas de almacenamiento y compatibilidad con otras mercaderías).

d. Valoración de las mercaderías (facturas, pólizas de importación, cotizaciones, reportes financieros, reportes de bolsas de valores nacionales e internacionales, investigación de precios o cualquier otra forma de valoración aceptable por el almacén);

e. Las Pólizas de Seguros de mercadería que el depositante desee endosar a favor de la almacenadora se harán tomando en consideración los aspectos mínimos siguientes:

1) La cobertura adecuada de las mercaderías que serán objeto del depósito contra riesgos corrientes de daños y pérdidas, incluyendo aquellos riesgos propios de la ubicación en la cual se realizará el depósito de las mismas.

2) La cobertura del local o locales donde éstas se almacenarán.

3) La suficiencia de la suma asegurada para cubrir los valores de los inventarios de mercaderías a depositar, para evitar los riesgos derivados del infraseguro y de la cláusula de regla proporcional especificada en la póliza correspondiente.

4) La vigencia al momento del endoso, incluyendo el plazo remanente de la vigencia.

Cuando se trate de Depósito Simple, el almacén según su criterio, podrá omitir lo establecido en el inciso c).

Artículo 31. Aprobación de los depósitos de mercaderías.- Los depósitos de mercaderías deberán ser aprobados mediante instrucción escrita por la Gerencia General del almacén o por otra instancia debidamente autorizada para este fin.

Artículo 32. Recibo de bodega y remisiones de salida.- Para la recepción y entrega de mercadería, se deberá cumplir con lo siguiente:

a. Para la recepción de mercadería se deberá emitir el recibo de bodega correspondiente. Los recibos de bodegas se emitirán en original y un mínimo de dos copias, llevarán la leyenda impresa "NO NEGOCIABLE" y deberán ser firmados por el responsable de bodega y el dueño de la mercadería o su representante en señal de aceptación de las condiciones, calidades y cantidades depositadas. El original se entregará al depositante y las copias deberán indicar el destino de las mismas.

b. Las entregas de mercadería deberán contar con la remisión de salida correspondiente, las que se emitirán en original y dos copias. El original quedará en poder del almacén y en el resto de las copias se indicará el destino de las mismas.

c. Se podrá exceptuar la emisión de los documentos descritos en los literales a y b, cuando se opere en locales habilitados.

Artículo 33. Control de existencias.- El responsable de bodega en bodegas propias o arrendadas, o el Guardalmacén y el fiscal del almacén en bodegas habilitadas deberá cumplir con lo siguiente:

a. Establecer el control de existencias, individual y por producto, por medios físicos o electrónicos, el que deberá llevar por el sistema de inventario perpetuo.

b. Llevar el control de inventarios que deberá contener la información mínima siguiente: identificación de las mercaderías, depositante, unidad de medida, fecha, saldo inicial, entradas, salidas, saldo final, observaciones. El almacén podrá incluir la información que considere necesaria para mejorar la identificación de la mercadería.

Artículo 34. Almacenamiento de mercaderías.- Los almacenes deberán cumplir los siguientes requerimientos mínimos respecto al almacenamiento de mercaderías:

a. El almacén estará obligado a mantener un ordenamiento que facilite la ubicación, conteo y verificación de las mercaderías.

b. En el almacenamiento de mercaderías, cuando sea aplicable, debe utilizarse un sistema uniforme de estibas, unidades de medidas (cajas y/o bultos y/o fardos etc., de las mismas características y contenido) y/o pesos iguales, y en su caso, etiquetas y/o tarjetas de control.

Artículo 35. Levantamiento de inventarios.- Los almacenes deberán practicar inventarios físicos, al menos, mensualmente en forma selectiva, debiéndose dejar constancia de dichos inventarios en actas que serán suscritas por los funcionarios participantes.
Artículo 36. Contratación directa o endosos.- Es obligación de los almacenes asegurar las mercaderías que mantengan en depósito y los bienes muebles e inmuebles que utilicen en el giro de su negocio, para lo cual deberán cumplir con lo siguiente:

a. Contratar en forma directa el seguro destinado a proteger las mercaderías que se encuentren depositadas en los locales propios, rentados, recibidos en comodato o habilitados. En el caso de las mercaderías previamente aseguradas por el depositante, es facultad del almacén de acuerdo a sus políticas internas, aceptar el endoso de la póliza correspondiente. En caso de aceptación del endoso, se deberá cumplir con los requisitos que se establecen en el presente capítulo.

b. Contratar en forma directa los seguros destinados a proteger:

1) Bienes inmuebles propios o rentados o recibidos en comodato. No obstante lo anterior, cuando se trate de bienes inmuebles rentados o recibidos en comodato, no será aplicable la obligación de asegurar estas instalaciones, si tales obras estuviesen aseguradas por su propietario, o si éste exime al almacén de toda responsabilidad en caso de siniestro que las afecte.

2) Los bienes muebles propiedad de la almacenadora.

Artículo 37. Aceptación de endosos.- En caso de la aceptación del endoso por parte del almacén, éste deberá solicitar y obtener, y/o completar la documentación siguiente:

a. Endoso original de la Póliza.

b. Copia de la Póliza con sus correspondientes condiciones particulares, adendos y cualquier otro documento que afecte o modifique al contrato de seguro.

c. Copia de los recibos oficiales de caja y/o notas de crédito que documenten el pago de las primas correspondientes conforme a lo establecido en la póliza y/o adendos respectivos; así como la vigencia de la póliza.

d. Copia de los reportes de existencias a la compañía aseguradora y las liquidaciones realizadas por estas últimas, que se utilizaron de base para calcular las primas devengadas, en su caso.

e. Obtenida la documentación necesaria para constatar la cobertura, suficiencia y vigencia de la misma, el almacén podrá dar inicio a la operación.

f. Toda la documentación requerida en los literales anteriores deberá archivarse en un expediente exclusivo para esa póliza.

g. Es responsabilidad directa e ineludible del almacén asegurar las mercaderías recibidas en depósito; en consecuencia, deberá supervisar y darle seguimiento oportuno al seguro y archivar la documentación posterior al endoso, para efectos de garantizar permanentemente el cumplimiento de lo especificado en el artículo 30, literal e) de la presente norma, procediendo de la misma manera como si contratase pólizas directamente, debiendo remitir además, los informes mensuales requeridos por la Superintendencia.

Artículo 38. Limitaciones en las contrataciones de pólizas de seguros.- No se permite la contratación directa, ni el endoso de pólizas en las cuales se establezca cobertura indistinta de ubicaciones. Solamente se podrán contratar o aceptar endosos de pólizas que establezcan sumas aseguradas por cada ubicación.

Artículo 39. Vigencias de las pólizas, adendums y similares.- La vigencia de las pólizas, adendums y similares deberá regirse por las siguientes disposiciones:

a. Queda estrictamente prohibido recibir mercaderías en depósito sin disponer, de las pólizas adendums, notas de cobertura y otros documentos legales similares según corresponda, debidamente firmados por el funcionario competente de la compañía aseguradora.

b. La vigencia de las pólizas, adendums, notas de cobertura y documentos legales similares surtirán efecto desde la fecha en que se suscriban estos documentos.

Artículo 40. Respaldo nombrado o situaciones similares.- Respecto al aseguramiento de la mercadería los almacenes tendrán las prohibiciones y obligaciones particulares siguientes:

a. Queda estrictamente prohibido celebrar convenios, adendums o cláusulas de respaldo nombrado y/o otro instrumento o documento jurídico en el cual, de manera explícita y/o tácita, las compañías aseguradoras, nacionales o internacionales radicadas en el país, eludan ose eximan de la responsabilidad directa de asumir los riesgos de siniestros y de las indemnizaciones derivadas de la ocurrencia de los mismos.

b. Las almacenadoras deberán responder directamente por los daños causados a la mercadería en caso de siniestros que no sean asumidos directamente por las compañías aseguradoras por violación a lo indicado en el literal anterior.

Artículo 41. Indicación de la cobertura de riesgos.- En el Certificado de Depósito y en el Bono de Prenda deberán indicarse los riesgos cubiertos por la Póliza.

Artículo 42. Suficiencia de la suma asegurada.- El monto de los seguros deberá ser suficiente para cubrir el valor de las mercaderías almacenadas y otros activos que estén obligados a asegurar con el objeto de evitar, en su caso, las situaciones de infraseguro o subaseguro y por consiguiente, el efecto derivado de la aplicación de la regla proporcional o medidas similares.

Artículo 43. Distribución de la indemnización.- Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 77 de la Ley 734, el valor neto de la indemnización después de aplicados los deducibles obligatorios, será distribuido a prorrata de acuerdo con los valores de las mercaderías afectadas por el siniestro.

Artículo 44. Expedientes de seguros.- Los almacenes deberán cumplir los siguientes requerimientos mínimos respecto a los expedientes que lleven por cada seguro que contraten:

a. Los almacenes deberán mantener permanentemente actualizados expedientes separados por cada póliza de seguro, que incluya al menos: original de la póliza, de las condiciones particulares, de los adendums, copia de los recibos oficiales de caja de la compañía de seguros que documenten los pagos realizados y los informes o reportes de valores de inventarios dirigidos a las compañías de seguros y demás documentos que modifiquen o cambien el alcance del contrato de seguro.

b. En aquellos expedientes de seguros en los cuales no se encuentran archivados los adendos o notas de coberturas u otros documentos similares encontrándose por lo tanto, desactualizados, las almacenadoras dispondrán de un período no mayor de 48 horas para que presenten en forma adecuada y debidamente sustentada la documentación faltante.

Vencido este plazo, se considerará que no existe la cobertura de seguro correspondiente.

Artículo 45. Cumplimiento de las condiciones del seguro.- Los almacenes están estrictamente obligados a cumplir con las condiciones contractuales establecidas en las pólizas de seguros, adendums y demás documentos que reciban por escrito de la compañía aseguradora correspondiente.
Artículo 46. Notificación al Superintendente.- En caso de subastas, deberá observarse lo siguiente:

a. La almacenadora deberá informar al Superintendente, por escrito y con al menos tres días de anticipación, la subasta o subastas que se realizarán al tenor de lo establecido en el artículo 73 de la Ley 734.

b. El Superintendente o los funcionarios que éste delegue, podrán participar como observadores en la ejecución de la subasta o subastas indicadas en el literal anterior.

Artículo 47. Información que debe contener el aviso de subasta.- El aviso de subasta deberá contener, entre otra información, la siguiente:

a. Número de la subasta.

b. Descripción general de las mercaderías a subastarse, y si está sujeta al pago de derechos, impuestos o responsabilidades fiscales o locales.

c. Día, fecha, hora de apertura y de cierre, y lugar donde se realizará la subasta.

d. El lugar y plazo para la exhibición previa de la mercadería a subastarse.

e. El precio base total de la mercadería o, en su caso, de cada lote a subastarse, indicando el número de cada lote.

f. Que en caso de haber sido adjudicadas y pagadas las mercaderías o lotes, sean retiradas en un plazo no mayor de tres días, posterior a la cancelación del monto respectivo.

Artículo 48. Exhibición de las mercaderías.- Las personas interesadas en participar en la subasta podrán observar las mercaderías físicamente dentro del plazo de tres días previos a su realización. Las mercaderías se subastarán en las condiciones en que se encuentren a la fecha del remate y el adjudicatario no tendrá derecho a reclamaciones posteriores.

Artículo 49. Medidas para asegurar la libre concurrencia.- Los participantes de la subasta deberán acatar las medidas de orden y respeto que indique el funcionario designado para realizar el remate, con el fin de garantizar que las ofertas se realicen libremente. Caso contrario, dicho funcionario podrá disponer el retiro de las personas del lugar de subasta, o suspender totalmente la subasta cuando no sea posible su normal desarrollo. También deberá prohibir la presencia de cualquier persona cuya conducta coarte la libertad de hacer posturas o tenga prohibición para participar en el evento.

Artículo 50. División de las mercaderías en lotes.- Cuando la mercadería permita cómoda división, se deberá cumplir con lo siguiente:

a. El almacén a solicitud del Tomador del Bono de Prenda, podrá dividir la mercadería a subastarse en lotes para facilitar su remate. Para lo anterior, el Tomador del Bono de Prenda en su solicitud de subasta deberá indicar la integración de los lotes y los ítems que lo conforman.

b. El precio base que se establezca para los lotes se integrará por los precios de los ítems que los conformen, los que literalmente deben aparecer en cantidad y precio unitario correspondiente en el Certificado de Depósito y en el Bono de Prenda respectivo. En el caso de los títulos no negociables regulados en el artículo 66, para efectos de la subasta, se tomará el último listado que se encuentre en el expediente único del título o títulos respectivos.

Artículo 51. Procedimiento que seguirá el delegado del almacén en el acto de la subasta.- La subasta se sujetará al procedimiento siguiente:

a. Previo al llamamiento para hacer posturas, de acuerdo con el orden señalado en el aviso de subasta, describirá y ofrecerá la mercadería a subastarse, y en su caso, el número de lote que corresponda y su precio base.

b. Posteriormente, solicitará ofertas para las mercaderías y podrán hacerse tantas como los interesados deseen. Si no hubiese quien desee superar la mayor propuesta formulada, preguntará por tres veces a la concurrencia y de no recibir una oferta superior, adjudicará la mercadería al mejor postor.

c. En caso que no existan postores, el tenedor del Bono de Prenda tendrá derecho a adjudicarse los bienes por el precio que sirvió de base para sacarlos a remate.

d. El pago de las mercaderías deberá hacerse al término de la subasta, en efectivo, cheque o transferencia electrónica. En el caso de cheques o transferencias electrónicas, las mercaderías se entregarán previa constatación de la recepción de los fondos correspondientes.

e. Del resultado de la subasta el notario levantará acta circunstanciada, señalando el cumplimiento de ley y regulaciones respectivas, y al menos el nombre del delegado y demás funcionarios participantes, cantidad y clase de las mercaderías que se vendieron, nombre, razón o denominación social del comprador o compradores y el precio o precios de adjudicación.

Artículo 52. Libro de Subastas.- Los almacenes deberán llevar un libro de actas para las subastas que efectúen, el que deberá cumplir con los requisitos señalados en el Código de Comercio vigente para los demás libros de la sociedad. El libro de subasta estará bajo el resguardo de la Gerencia General o de funcionario autorizado para este fin.

Artículo 53. Retiro de mercaderías adjudicadas.- Una vez cancelado el valor de las mercaderías obtenidas en subasta, el adjudicatario deberá retirar las mismas del recinto donde se encuentren, cumpliendo con las obligaciones tributarias correspondientes a la importación de las mercaderías, en su caso y asumiendo los costos que se deriven del almacenaje.

La entrega de las mercaderías se efectuará al titular mediante el comprobante que el almacén emita al efecto.

Artículo 54. Mercaderías vencidas.- No se podrá subastar mercaderías que se encuentren vencidas.
Artículo 55. Depositarios.- Al tenor del artículo 78 de la Ley 734, los almacenes serán considerados depositarios de las cantidades monetarias procedentes de la venta o retiros de mercaderías o de la indemnización en caso de siniestros de las mismas.

Artículo 56. Retiros totales.- Los retiros totales de mercaderías se regirán por las siguientes disposiciones:
a. Las mercaderías sólo podrán liberarse y en su momento entregarse en su totalidad, mediante la devolución al almacén de los originales del Certificado de Depósito y del Bono de Prenda, en su caso, y previo pago de los saldos pendientes, impuestos, gravámenes, servicios de almacenes, etc.

b. No obstante lo dispuesto en el literal anterior, en operaciones en las cuales medien Certificados de Depósito y Bonos de Prenda, el almacén podrá entregar la mercadería al tenedor legítimo del Certificado de Depósito sin que entregue el Bono de Prenda original, cuando éste entregue el Certificado de Depósito y entere al almacén las sumas que corresponden a los adeudos pendientes según el valor prestado, plazo, tasa, vencimiento y demás condiciones establecidas en el Bono de Prenda hasta el día de su vencimiento, más los adeudos pendientes por los conceptos señalados en el literal antes citado.

Artículo 57. Retiros parciales.- Los retiros parciales de mercaderías se regirán por las siguientes disposiciones:

a. En operaciones con Certificado de Depósito sin Bono de Prenda, solamente se podrán realizar entregas parciales de mercaderías si estas permiten cómoda división y previa presentación del certificado original, para que el almacén anote en dicho documento las cantidades retiradas. Esta operación requerirá el pago por los adeudos por servicio, impuestos, gravámenes, etc.

b. En operaciones con Certificado de Depósito y Bono de Prenda, el almacén deberá obtener los originales de ambos títulos. Cuando el tomador del Bono de Prenda sea una institución financiera supervisada domiciliada en el extranjero y el título se encuentre en custodia fuera del país, se podrá realizar entregas parciales de mercaderías requiriéndose comunicación escrita de éste autorizando la entrega parcial de la mercadería para realizar la anotación correspondiente en el original del Certificado. Cuando únicamente se presente el original del Certificado de Depósito, solamente se entregarán mercaderías mediante el pago al almacén de una suma de dinero proporcional al monto del adeudo consignado en el Bono Prenda y al de las mercaderías que se especifican en el Certificado de Depósito, más los cargos proporcionales que correspondan según la tasa de interés, plazo y otras condiciones establecidas en el Bono de Prenda hasta el día de su vencimiento.

c. Las anotaciones de los retiros parciales deberán ser realizadas por el Gerente General o por funcionario autorizado por la Junta Directiva para este fin.

Artículo 58. Anotación en las copias de los títulos.- En adición a lo establecido en el artículo que antecede, los almacenes deberán anotar las entregas de mercadería en las copias del archivo de control del expediente único del Certificado de Depósito y las liberaciones en la copia del Bono de Prenda, en su caso, de forma tal que la simple lectura de los títulos permita determinar la cantidad, valor de la mercadería, suma abonada y saldo a que ha quedado reducido el crédito. Tales anotaciones deberán ser realizadas por el Gerente General o por funcionario autorizado por la Junta Directiva para este fin.

Artículo 59. Autorización de entregas de mercaderías que respaldan la emisión de Certificados de Depósito y en su caso de Bonos de Prenda.- En caso de entregas de mercaderías, se deberá cumplir, al menos, con lo siguiente:

a. Las entregas de mercaderías se realizarán con la instrucción del Gerente General o del funcionario autorizado por la Junta Directiva para este fin, dirigida al responsable de la bodega o, en el caso de las bodegas habilitadas, al Guardalmacén y al fiscal del almacén.

b. Copia de la instrucción de la entrega debe archivarse en el expediente único del. Certificado de Depósito y del Bono de Prenda, en su caso.

c. Para la salida de las mercaderías de la bodega se deberá elaborar la remisión de salida correspondiente, la cual deberá ser firmada por el responsable de bodega y por la persona que retire la mercadería, en señal de aceptación de las condiciones, calidades y cantidades recibidas. Para tales efectos el responsable de bodega deberá requerir la identificación legal de quien retire la mercadería.

d. Es optativo de la almacenadora el uso de remisiones de salida de mercadería en el caso de las bodegas habilitadas, pudiéndose proceder conforme los mecanismos establecidos por el depositante para este fin. No obstante lo anterior, dicha salida debe ser puesta en conocimiento del fiscal del almacén para efectos de los controles correspondientes.

Artículo 60. Control de unidades físicas y valores monetarios.- Para efectos de reflejar el control de unidades físicas y valores monetarios se deberá cumplir con lo siguiente:

a. Los Certificados de Depósito y Bonos de Prenda deben contener espacios suficientes para anotar las entregas y liberaciones que se sucedan durante el periodo de vigencia de dichos documentos.

b. En caso de agotarse el espacio para las anotaciones, se utilizará anexo en hoja simple el que se regulará conforme lo establecido en el párrafo primero del artículo 65 de la presente norma.
Artículo 61. Negociabilidad del Certificado de Depósito y del Bono de Prenda.- De conformidad a lo establecido en el artículo 85 de la Ley 734 y artículo 53 de la Ley General de Títulos Valores vigentes, la transferencia de los certificados de depósito y bonos de prenda se opera mediante endoso y entrega del título; asimismo, podrá transferirse por medio diverso del endoso. A tales efectos deberá observarse lo siguiente:

a. El endoso de los certificados y/o bonos debe constar en el título mismo o en hoja adherida a él y llenará, al menos, los requisitos siguientes:

1) El nombre, denominación o razón social del endosatario; documento de identificación; generales de ley y domicilio, según sea el caso;

2) La clase del endoso;

3) El lugar y la fecha; y

4) La firma del endosante o de su legítimo apoderado, señalando la fecha, número del poder y notario ante quien fue otorgado.

b. En los casos de transferencia de los certificados de depósito y/o bonos de prenda por un medio diferente del endoso, dicha transferencia debe constar en documento público, debidamente extendido, en el que deberá estar plenamente identificado el título que se transfiere.

Artículo 62. Entregas de mercaderías cuando el Certificado de Depósito ha sido transferido.- De conformidad al artículo 80 de la Ley 734, a quien se transfiere un certificado de depósito adquiere la propiedad de las mercaderías especificadas en él. En estos casos, sin perjuicio del procedimiento y los requisitos establecidos en los artículos 56 y 57 de la presente norma, la almacenadora únicamente entregará la mercadería parcial o totalmente al tenedor del mismo, cuando cumpla con lo siguiente:

a. En las transferencias realizadas por medio de endoso, el tenedor deberá presentar el certificado original, en el cual deberá estar legitimado su derecho de propiedad, con el endoso o con la serie no interrumpida de endosos correspondientes.

b. En las transferencias del certificado de depósito por medio distinto del endoso, el adquiriente deberá presentar al almacén emisor los originales del Certificado de Depósito y del documento público con el cual acredita su calidad de tenedor legítimo del certificado. El almacén debe plasmar y/o adherir sobre el mismo Certificado, nota o razón de la transferencia del título, refrendada con la firma del Gerente o de persona autorizada por la Junta Directiva y el sello del almacén, dejando fotocopia del referido documento, razonado notarialmente, en el archivo único del certificado de depósito correspondiente.

La nota o razón referida en el párrafo anterior debe expresar, como mínimo, lo siguiente:

1) Nombre, denominación o razón social del adquirente, sus generales de ley y/o domicilio, según sea el caso.

2) Documento de identificación legal y/o acreditación de su personería jurídica, según corresponda.

3) Número del instrumento público, lugar y fecha de autorización y nombre del notario o funcionario autorizante, según sea el caso.

4) Lugar señalado por el adquiriente para oír notificaciones, en caso de ser necesario.

5) Fecha en que fue puesta la nota y firma del Gerente del almacén o de persona autorizada por la Junta Directiva del almacén.

c. En ambos casos, se debe identificar al tenedor legítimo cuando éste retire la mercadería o cuando se presente a ejercer sus derechos, de conformidad a sus políticas internas y la Norma PLD/FT.

d. Cuando el almacén por causas o motivos ajenos no pueda cumplir con los requisitos legales, normativos y sus propias políticas para la identificación y verificación del tenedor legítimo, ni pueda obtener la información necesaria sobre el propósito y la naturaleza de la relación comercial, aún aplicando para estos casos lo previsto en la Norma PLD/FT, debe poner fin a dicha relación en un período no mayor de 8 días, o no iniciarla. Asimismo, en estos casos deberá considerar, bajo su propia decisión, emitir un Reporte de Operación Sospechosa (ROS). Lo ejecutado en cumplimiento de lo anterior debe quedar debidamente documentado.

Articulo 63. Importe, plazos, vencimientos.- Los almacenes deberán cumplir las siguientes disposiciones respecto a los importes, plazos y vencimientos de los créditos que otorguen:

a. El importe del crédito establecido en un Bono de Prenda no podrá ser mayor que el valor de las mercaderías expresado en el Certificado de Depósito.

b. El Plazo de los depósitos con Certificados de Depósito, con o sin Bonos de Prenda, será hasta de 6 meses.

c. La fecha de vencimiento del préstamo representado en un Bono de Prenda no podrá exceder el plazo o fecha de vencimiento del Certificado de Depósito.

Artículo 64. Emisión de los Certificados de Depósito y Bonos de Prenda.- Los Certificados de depósito y Bonos de Prenda se emitirán a la orden en formas impresas que:

a. Se llenarán sin dejar espacios vacíos, sin borrones, manchas, enmiendas o alteraciones de cualquier tipo.

b. Señalarán si dichas mercaderías están sujetas o no al pago de impuestos, así como, cualquier otra condición especial u observación referente a las mercaderías.

c. Los términos y condiciones generales que especifican los derechos y obligaciones de las partes deben figurar en el reverso de esos documentos y deberán ser impresos en letra fácilmente legibles.

Artículo 65. Anexos y condiciones especiales de los Certificados de Depósito con o sin Bonos de Prenda.- En cumplimiento del principio de literalidad establecido en el artículo 87 de la Ley 734, los cambios y/o modificaciones que se realicen a los títulos, así como, las condiciones especiales a que estén sujetos, deberán hacerse constar en ellos o, en caso necesario, en hoja adherida a los mismos, autorizados y firmados por sus tenedores legítimos, refrendados por el gerente general o persona autorizada por la Junta Directiva del almacén y sello del almacén emisor.

Artículo 66. Anexos y condiciones especiales de los Certificados de Depósito con Bonos de Prenda no negociables y no transferibles.- En caso de anexos y condiciones especiales de los Certificados de Depósito con Bonos de Prenda no negociables y no transferibles, los almacenes deberán observar lo siguiente:

a. En las operaciones que se realicen al tenor del artículo 88 de la Ley 734, los títulos se emitirán como no negociables, no a la orden o con otra expresión equivalente y no podrán setztrasferidos en propiedad ni ofrecidos en garantía de terceros. En consecuencia única y exclusivamente se podrán concertar, ejecutar, desarrollar y finiquitar entre el Depositante original dueño del Certificado de Depósito y el banco o fuente de financiamiento original, Tomador del Bono de Prenda.

b. El adendum de condiciones especiales en el que se reflejen entre otros, los acuerdos de cambios de inventarios y el resto de los derechos, obligaciones y atribuciones de las partes originales, tendrá que ser concertado entre el Depositante y el Tomador del Bono de Prenda y deberá estar firmado por los interesados y refrendado y sellado por el almacén emisor, y adherido a dichos títulos.

c. En el adendum de condiciones especiales ineludiblemente se deberá señalar que el último listado de inventarios que se encuentre en los archivos de la almacenadora surtirá para todos los efectos legales.

d. El inventario inicial que sirva de base para la emisión de los títulos deberá estar firmado por el almacén emisor y ser adherido a los títulos originales.

e. En ningún caso la relación que exista entre el valor de la mercadería que ampara el Certificado de Depósito y el saldo del crédito registrado en el Bono de Prenda, podrá ser menor a la que originalmente se reflejó.

f. Los listados de inventarios sub siguientes al listado original podrán ser archivados en el expediente único del título y firmados por el almacén emisor.

Artículo 67. Expedición de los Certificados de Depósito y Bonos de Prenda.- Para la expedición de los Certificados de Depósito y Bonos de Prenda, los almacenes deberán observar lo siguiente:

a. Los Certificados y Bonos se expedirán simultáneamente en original y un mínimo de dos copias, tendrán número de orden pre-impreso y sucesivo, que será el mismo para el Certificado y el Bono respectivo. Todas las copias deben llevar la leyenda impresa de "COPIA NO NEGOCIABLE", la primera copia se destinará a formar el expediente único de cada operación financiera, y una segunda a conformar el archivo cronológico.

b. En el caso de que se expidan Certificados de Depósito sin Bono de Prenda, este último deberá inutilizarse con sello de anulado. Adicionalmente, se debe señalar en el Certificado correspondiente que éste ha sido emitido sin Bono de Prenda.

Artículo 68. Casos de extravío, hurto, robo, destrucción, mutilación o grave deterioro de los títulos.- En caso de extravío, hurto, robo, destrucción, mutilación o grave deterioro de los títulos de un certificado de depósito o bono de prenda, su tenedor legítimo deberá dar aviso inmediato al almacén emisor, y proceder conforme al procedimiento judicial establecido en la ley de la materia.

Artículo 69. Resguardo de los títulos y formularios en blanco.- Los Certificados de Depósitos con Bonos de Prenda vigentes y/o no cancelados tomados por el almacén, y los formularios en blanco, deberán mantenerse en lugares seguros bajo el control de funcionarios nombrados por la Junta Directiva o por la Gerencia General del almacén.

Artículo 70. Valor de las mercaderías o bienes.- El valor de las mercaderías que los Almacenes deben indicar en los títulos que expidan será el aprobado por la Gerencia General o por funcionario autorizado para este fin.

Artículo 71. Fraccionamiento de los Certificados de Depósito y Bonos de Prenda.- Los Certificados de Depósito con o sin Bono de Prenda vigentes sólo podrán fraccionarse si estos títulos son devueltos para emitirse unos nuevos.

Artículo 72. Inutilización de Los Certificados de Depósitos y Bonos De prenda.- Los originales de los certificados de Depósito y de los Bonos de Prenda que sean devueltos por sus poseedores para su sustitución, o por haberse liberado y/o retirado las mercaderías y/o cancelado todas las obligaciones derivadas de estos documentos, deben ser inutilizados por el almacén con fecha y sello de cancelado. Los títulos que sean invalidados deben ser inutilizados con el sello de anulado y sus originales y copias deberán archivarse en el cronológico.

Artículo 73. Archivo de control único.- Para efecto de control de las operaciones que se realicen con Certificados de Depósito y Bonos de Prenda, los almacenes llevarán un Archivo de Control Único por cada Certificado de Depósito que emitan y de los Bonos de Prenda, en su caso. Este Archivo deberá contener toda la información relacionada con cada operación (aspectos de orden técnico, legal, financiero y administrativo) y se mantendrá actualizado y disponible para el personal de la Superintendencia.
Artículo 74. Registro contable de las operaciones financieras.- Los almacenes sujetos a la supervisión y control de la Superintendencia llevarán su contabilidad ajustándose al Manual Único de Cuentas para Almacenes Generales de Depósito (MUC de Almacenes) aprobado por la Superintendencia.

Artículo 75. Otros registros.- Los almacenes llevarán registros completos y permanentemente actualizados de las existencias de mercaderías en depósito, Certificados de Depósito y, en su caso, Bonos de Prenda emitidos, cancelados, no cancelados y anulados.

Artículo 76. Remisión de información periódica.- Los almacenes estarán obligados a remitir a la Superintendencia, dentro de los primeros doce días de cada mes la información siguiente:

a. Balance General y Estado de Resultados impresos con las firmas autorizadas correspondientes.

b. Balanza de Comprobación a nivel de sub cuenta por vía electrónica y para efectos de alimentar el Sistema de Administración Financiera (SAF) conforme los procedimientos establecidos para este fin.

c. Balanza analítica a nivel de detalle en formato de hoja electrónica.

d. Informe de Certificados de Depósitos y de Bonos de Prenda emitidos, cancelados, no cancelados y anulados.

e. Informe del análisis mensual de suficiencia y de vigencia de los seguros.

f. Informe de los resultados de los inventarios realizados durante el mes en los locales autorizados.

g. Informe de provisiones de préstamos, cuentas y documentos por cobrar.

h. Informe de los bodegueros y fiscales activos y dados de baja.

i. Informe para la Central de Riesgos (CDR) conforme los procedimientos establecidos para este fin.

j. Cualquier otra información que razonablemente el Superintendente considere oportuna para la supervisión y fiscalización de la actividad de los almacenes.

Artículo 77. Plazo de conservación de la información y documentación financieras.- Los almacenes deberán cumplir con lo siguiente:

a. El plazo para conservar los documentos, registros contables e instrumentos contentivos de cifras, y cualquier otra información pertinente que soporta las operaciones financieras no podrá Ser menor de 5 años.

b. La documentación antes mencionada deberá archivarse en lugares con niveles de seguridad adecuados y con la debida protección, de manera que se evite daños por efectos de humedad, plagas, hongos, rayos solares y/o contaminación interna o externa y cualquier otra circunstancia perjudicial al buen estado de la misma.

c. La Junta Directiva del almacén nombrará a la persona que se hará responsable de la guarda, conservación y mantenimiento de la información y documentación antes referida.
Artículo 78. Sobre la adquisición de bienes.- Queda estrictamente prohibida la adquisición de bienes que no sean destinados a las oficinas o actividades propias de su objeto social. Los valores de los bienes que se adquiriesen en contraposición de lo anterior, deberán ser provisionados en un 100%, y ser saneados de inmediato registrándose en cuentas de orden. Lo anterior sin menoscabo de las sanciones que el caso amerite.

Artículo 79. Almacenamiento de metales preciosos, piedras preciosas o joyas.- No se permitirá el almacenamiento de metales preciosos, piedras preciosas o joyas, salvo que se cuente con las condiciones especiales siguientes:

a. Recursos humanos calificados con amplia experiencia en el manejo, control, administración y resguardo de este tipo de mercaderías.

b. Estrictas medidas de seguridad, sistemas de control y vigilancia acordes a este tipo de operaciones

c. Condiciones de infraestructura adecuadas.

d. Dictamen de experto en la materia que califique y de fe de la idoneidad de las condiciones estipuladas en los literales a, b, c mencionados anteriormente.

e. Valuación de las calidades, cantidades, peso y valor de estas mercaderías, realizado por experto en la materia.

f. Contar con la autorización del Superintendente.

Artículo 80. Almacenamiento de mercaderías explosivas u otras de efectos perjudiciales.- No se permitirá el almacenamiento de mercaderías explosivas u otras que por su naturaleza produzcan efectos perjudiciales a la salud y al medio ambiente u otros productos prohibidos por leyes o regulaciones especiales a no ser que se cuente con las condiciones especiales siguientes:

a. Recursos humanos calificados con amplia experiencia en el manejo, control, administración y resguardo de este tipo de mercaderías.

b. Estrictas medidas de seguridad y de mitigación de riesgos de siniestros, sistemas de control y vigilancia acordes a este tipo de operaciones.

c. Condiciones de infraestructura adecuadas

d. Autorización vigente de la autoridad competente según la naturaleza de la mercadería y;

e. Contar con la autorización del Superintendente.

Artículo 81. Alcances de los derechos y obligaciones.- Sin perjuicio de las disposiciones contempladas en la Ley 734; Ley 561, General de Bancos, Instituciones Financieras no Bancarias y Grupos Financieros; Código Civil y otras disposiciones legales referentes al Contrato de Depósito, los almacenes tendrán los derechos y obligaciones que se establecen en este Capítulo.

Artículo 82. Entrega de Fondos.- Los almacenes deberán observar las siguientes disposiciones:

a. Los fondos que reciba el almacén por retiros totales o parciales de mercaderías o bienes sin la presentación del Bono de Prenda y conforme lo señalado en los artículos 60 y 61 de la presente norma, por subasta o remate de mercaderías, indemnización por seguro, o por cualquier otro concepto cuyo beneficiario sea una persona distinta del almacén, después de retener las sumas que se le adeuden, deberán ser entregadas al beneficiario en un plazo máximo de 3 días a partir de la fecha de recibidos.

b. El almacén está obligado a notificar por escrito al beneficiario que tiene a su disposición los fondos descritos en el literal a) para que éste proceda a retirarlos en el plazo antes señalado.

c. Si por cualquier razón la entrega de los fondos no puede efectuarse en ese plazo, los mismos serán depositados en un banco del país en una cuenta especial con mantenimiento de valor, que deberá mantenerse con ese objeto y los retiros o cheques librados con cargo a esa cuenta sólo podrán hacerse a favor de la persona para cuyo favor se recibieron fondos depositados.

d. Los efectos derivados del mantenimiento de valor y/o los rendimientos financieros que el banco reconozca por los fondos depositados en la cuenta especial antes descrita, serán entregados a su propietario legítimo.

e. La obligación de entrega de los fondos conforme se señala en los literales anteriores prescribirá en un plazo no mayor de 3 años que se contará a partir de la notificación referida en el literal b).

f. Vencido el plazo en el cual prescriben los derechos del beneficiario, los fondos deberán ser entregados al Tesoro de la República.

Artículo 83. Reconocimiento, exámenes y muestras de la mercadería o bienes depositados.- Los depositantes y los endosatarios de los títulos, o sus representantes, previa solicitud y bajo la supervisión de personal del almacén, podrán examinar las mercaderías amparadas por los respectivos títulos, retirar muestras de las mismas cuando su naturaleza lo permita, en la forma y términos acostumbrados en el comercio, debiendo dejarse constancia en el archivo de control correspondiente.

Artículo 84. Reconocimiento de las aseguradoras.- Las compañías aseguradoras están facultadas para efectuar reconocimiento de las mercaderías depositadas, con previa citación del depositante, acción que se hará en presencia de su representante autorizado, así como, con la asistencia de un funcionario del almacén.
Artículo 85. Derogación.- Deróguese la Norma Operativa y Financiera de los Almacenes Generales de Depósito contenida en Resolución CD-STBOIF427-1-JUN20-2006, publicada en La Gaceta, Diario Oficial No. 138, del 17 de julio de 2006.

Articulo 86. Vigencia.- La presente norma entrará en vigencia a partir de su notificación, sin perjuicio de su publicación en La Gaceta, Diario Oficial.

(1) J. Rojas R. (f) V. Urcuyo V. (f) Gabriel Pasos Lacayo (1) ilegible (Silvio Moisés Casco Marenco) (f) Fausto Reyes (f) U. Cenia B. URIEL CERNA BARQUERO, Secretario Consejo Directivo SIBOIF.