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REGLAMENTO DE LA CONTRALORIA ESPECIAL DE ASISTENCIA Y PREVISIÓN SOCIAL
DECRETO EJECUTIVO S/N, aprobado el 23 de agosto de 1957
Publicado en La Gaceta, Diario Oficial N°. 216 del 23 de septiembre de 1957
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA,
En uso de sus facultades,
DECRETA:
El siguiente Reglamento de la Contraloría Especial de Asistencia y previsión Social:
TÍTULO I
DE LA CONTRALORÍA ESPECIAL DE ASISTENCIA Y PREVISIÓN SOCIAL
CAPÍTULO I
Objeto, Organización y Personal de la Contraloría
Artículo 1.- La Contraloría Especial que establece el Artículo 37 de la Ley Orgánica de Seguridad Social, es el organismo de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social, al cual corresponde la fiscalización, inspección, vigilancia y control de los fondos, bienes y valores de las instituciones de asistencia y previsión social de la República y es la única oficina competente para ejercer tales funciones, cualquiera que sea la jurisdicción administrativa de las oficinas de manejo.
Artículo 2.- La Contraloría especial gozará de autonomía funcional, a fin de que pueda ejercer con entera independencia la Jurisdicción, la vigilancia y la autoridad que le da el presente Reglamento.
Artículo 3.- Sus Funciones las ejercerá de manera regular y obligatoria por medio de la intervención o posterior, y de manera ocasional, mediante intervención preventiva en los casos específicamente previstos en este reglamento.
Artículo 4.- La Contraloría Especial tendrá el siguiente personal:
1) Un Jefe Superior, denominado Contralor General.
2) Contadores de examen administrativo y auditores;
3) Un contador de examen administrativo y auditores;
4) Un contador de examen judicial;
5) Un secretario de actuación; y
6) Los empleados que sean necesarios.
El Consejo Directivo nombrará libremente al Contralor General, y a propuesta de éste, a los funcionarios comprendidos en los números del 2) al 5); el resto del personal será nombrado por el Contralor General.
En caso de ausencia temporal, vacaciones, recusaciones u otros motivos justos, el Consejo Directivo, dentro del personal de la Contraloría Especial, designará que persona debe sustituir temporalmente al Contralor General, al Contador de examen judicial, al defensor de cuentadantes y al Secretario.
Artículo 5.- Para desempeñar el cargo de contralor general se requiere ser natural de Nicaragua, ciudadano en ejercicio de sus derechos, mayor de treinta años de edad, de reconocida versación en materia de contabilidad y auditoria fiscales y no ser deudor ni acreedor de la hacienda pública o de las instituciones de asistencia y previsión social.
Para ser contador y defensor de cuentadantes se requiere ser ciudadano en ejercicio de sus derechos, versado en contabilidad y auditoría fiscales, y no ser deudor ni acreedor de la hacienda pública o de las instituciones de asistencia y previsión social.
CAPÍTULO II
De las Facultades y Atribuciones de la Contraloría Especial
Artículo 6.- Las funciones y atribuciones de la Contraloría Especial, en cuanto a los organismos de asistencia médica y de aquellas instituciones privadas con personería jurídica que presten servicios asistenciales financiados con fondos provenientes de pública suscripción, donativos, herencias, legados, impuestos o derechos, son las siguientes:
1) Realizar visitas de auditoria e inspección de las oficinas que administren fondos, bienes, o valores, para practicar arqueos de caudales, valores o especies, intervenir en la elaboración de inventarios y presenciar entregas o recepciones, especialmente de materiales, artículos o productos importados;
2) Efectuar el examen de sus libros y documentos de contabilidad;
3) Contralor los útiles, materiales, especies y, en general, todo aquello que signifique valores de activo, con inclusión de mobiliario;
4) Intervenir en la emisión y legalización de toda clase de boletas que utilicen para la percepción de sus ingresos.
5) Controlar las emisiones de billetes de la Lotería Nacional y la verificación de los sorteos;
6) Presenciar la incineración y sentar el acta correspondiente de los documentos, comprobantes y boletas que se acuerde a destruir;
7) Velar porque los funcionarios y empleados que manejen o administren valores, presten caución hasta por la cantidad que en caso señale el Consejo Directivo, custodiar los títulos relativos a tales cauciones y examinar periódicamente su vigencia y la solvencia del fiador;
8) Mantener en depósito y contralor aquellas boletas que requieran las entidades de asistencia social para la percepción de los impuestos, derechos y pagos de servicios o cualquiera otra clase de ingresos ordinarios o eventuales que los planes de arbitrios u otras leyes establezcan a favor de aquellas;
9) Organizar el inventario de bienes inmuebles de los organismos de asistencia social, en forma tal que conste su ubicación, área, valor, gravámenes e historial;
10) Prescribir los métodos de contabilidad apropiados a las operaciones y movimiento de las oficinas de manejo;
11) Indicar la forma, procedimiento y formalidades de rendir los informes contables;
12) Evacuar consultas relacionadas con el manejo de los fondos, percepción de ingresos, operaciones de contabilidad y aplicación de los presupuestos y planes de arbitrios.
13) Exigir la rendición de cuentas con oportunidad a todas aquellas personas o instituciones que manejen o administren fondos de asistencia social y asistencia médica;
14) Examinar y verificar las cuentas de aquellos funcionarios o empleados que manejen fondos, bienes o valores pertenecientes a las instituciones de asistencia social y asistencia médica, y en general, los estados contables de los organismos asistenciales;
15) Verificar inspecciones sobre puntos concretos en la contabilidad de los particulares para deducir o desvanecer responsabilidades de los cuentadantes; y
16) En general, todas aquellas otras atribuciones propias a esta clase de organismos que tiendan a garantizar el buen manejo del patrimonio de las instituciones asistenciales.
Artículo 7.- Las funciones de la Contraloría Especial en cuanto al Instituto Nacional de Seguridad Social consistirán en fiscalizar a posteriori, sus actos económicos-administrativos, para cuyo propósito se sujetará a las siguientes reglas:
a) Practicará semestralmente o cuando lo crea conveniente, auditorias generales de sus cuentas por medio de auditores o contadores que visitarán sus oficinas de manejo para examinar su contabilidad, observar si sus actos económicos se sujetaron a las normas legales, reglamentarias o presupuestarias y emitir informes del resultado de la auditoria, deduciendo las observaciones a que haya lugar; y
b) Dictará resolución, aprobando o improbando la cuenta. Para este efecto las hojas de trabajo o informes de los auditores, las observaciones que se deduzcan y las explicaciones que de el Instituto, constituirán el expediente de rendición de las cuentas, sin que sea necesario agregar los documentos contables materia de la revisión o auditoria.
TITULO II
Capítulo Único
De la Intervención Preventiva
Artículo 8.- La intervención preventiva es aquella que se ejerce antes de verificarse los actos a los cuales se refiere y tiene por principal finalidad que tales actos sean efectuados con arreglo a lo dispuesto por la Ley, los reglamentos e instrucciones emanadas de quien tenga facultad para ello.
Artículo 9.- Por regla general se considera que una oficina de manejo debe ser sometida a la intervención preventiva:
1) Cuando sea necesario normalizar la situación financiera de las instituciones de Asistencia Social, en los casos de desequilibrio por exceso de gastos o reducción injustificada de ingresos;
2) cuando no sea posible asegurar mediante instructivo, el correcto funcionamiento de las oficinas sometidas a la jurisdicción de la contraloría debido a irregularidades en el manejo de las cuentas, defectos fundamentales en el sistema de contabilidad o de comprobación o deficiencia del personal directivo de las mismas;
3) Cuando se establezcan nuevas oficinas de manejo de fondos o valores, mientras no se consideren suficientemente capacitadas para desenvolverse correctamente; y
4) Cuando se supone malos manejos.
Artículo 10.- Los Auditores o Contadores ordenarán que sean corregidos los actos económicos que no se encuentren ajustados a las disposiciones vigentes. En caso de insistencia del funcionario responsable en que el acto se tramite, el Auditor o Contador elevará el asunto a conocimiento del Contralor General. Si la ilegalidad no existiere a juicio de este funcionario, se dará curso al acto; y en caso contrario, lo rechazará mediante nota motivada dirigida al funcionario que ordenó el acto y dará cuenta del rechazo al Consejo Directivo de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social.
TITULO III
DE LA RENDICIÓN Y EXAMEN DE CUENTAS
Capítulo I
De la Rendición de Cuentas
Artículo 11.- Para los efectos de este reglamento se entiende por cuenta el conjunto de elementos necesarios para determinar la responsabilidad de quien haya manejado o administrado caudales. Bienes o valores de cualquier clase; y por rendición de cuenta, el hecho de presentarla con los elementos necesarios a la autoridad correspondiente para el efecto de su examen administrativo y judicial.
Artículo 12.- Están obligados a rendir cuenta y razón de su gestión:
a) Los empleados u organismos que manejen o administren fondos o valores de cualquier naturaleza pertenecientes a la Asistencia y previsión Social;
b) Las instituciones privadas, con personería jurídica, a que se refiere el Artículo º.; y
c) Los empleados, contratistas o particulares que reciban o tengan en su poder materiales en cantidad considerable para su consumo permanente o transitorio o para ser empleados en construcción u obras costeadas por la Asistencia y Previsión Social.
Artículo 13.- Las cuentas deberán rendirse en la forma expuesta por períodos mensuales dentro de los diez primeros días del siguiente mes, o antes, en caso de cese del cuentadante, por razón de muerte, sustitución o abandono del cargo; o bien por lo que faltare del mes si el responsable entrare a desempeñar el cargo ya comenzado éste.
Exceptuase de esta disposición:
a) La Lotería Nacional de Asistencia Social que podrá hacerlo por sorteos, dentro de los cinco días de la verificación de éstos; y
b) El Instituto Nacional de Seguridad Social que lo hará semestralmente en la forma prescrita por el Artículo 7.
Artículo 14.- El Contralor General queda facultado para fijar el término de rendición de cuentas por aquellas actividades o negocios que la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social resolviese llevar a cabo.
Artículo 15.- La falta de rendición de cuentas dentro de los términos previstos en el artículo 13º o la rendición suficiente o exageradamente incompleta, dará lugar a la imposición de una multa equivalente del 2 al 20 por ciento de los fondos que manejen los cuentadantes, sin perjuicio de la suspensión o remoción del incumplido y de las responsabilidades civiles y criminales que procedan en su contra. Las multas ingresarán a los fondos de la Institución para la cual trabaje el sancionado.
La imposición de las sanciones enunciadas no relevará al responsable de la obligación de rendirlas y de no hacerlo dentro de nuevo plazo que se le fije, se procederá a formularlas de oficio, conforme a las disposiciones de este Reglamento, siendo de cargo del cuentadante todos los gastos que ocasione este trámite.
Artículo 16.- Cuando sea necesaria la formación de oficio de cualquier cuenta, el Contralor General ordenará a uno o mas contadores de examen administrativo que procedan a formarlas o a completarlas, valiéndose para ello de los datos que puedan ser obtenidos en la forma indicada en el Articulo 24.
Si el Contador o Contadores designados no lograran formarlas o completarlas totalmente, se limitarán a preparar y reunir todos los elementos necesarios para que sean estimadas las responsabilidades que proceda deducir a la gestión del empleado o funcionario.
En los casos de cuentas perdidas, extraviadas, mutiladas o que no pudieran ser rendidas por cualquier causa o motivo involuntario, se aplicarán en lo pertinente las disposiciones de este artículo.
Artículo 17.- Si tuviere que removerse un cuentadante por falta de presentación de sus cuentas, la entrega del cargo se hará necesariamente previo arqueo general de valores.
Cuando la Institución que debieren nombrar al sustituto no lo hiciere dentro de un término prudencial o la remoción revistiere carácter urgente, el Consejo Directivo de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social o su presidente, designarán a la persona que haga el cargo interinamente de la oficina quien actuara bajo la supervigilancia inmediata y personal de un auditor de la contraloría.
Artículo 18.- Las cuentas relativas al movimiento de valores en numerario perteneciente a las instituciones de asistencia y previsión social, contendrán, esencialmente, los siguientes elementos:
1) Balance de operaciones;
2) Copia formal de las operaciones del Diario y de los Libros Auxiliares que fueren indispensable;
3) Estados de Caja, cuenta bancaria y de otros valores a cargo del responsable;
4) Comprobantes originales de cada una de las partidas descritas en el diario; y
5) Cualquier otro elemento justificativo que fuese necesario para comprobar la veracidad y legalidad de las operaciones.
Artículo 19.- La Contraloría Especial determinará los elementos integrantes de la rendición de cuentas cuando se manejen otra clase de valores.
Artículo 20.- Los cuentadantes están obligados a presentar en la Contraloría Especial, al finalizar cada semestre de año fiscal o antes, si hubieren cesado en su desempeño, Carta-cuenta correspondiente a dichos períodos, en la cual se consignará el lapso a que corresponda, la naturaleza de cada una de las cuentas que representan valores efectivos a cargo del cuentadante, el monto de los cargos y abonos mensuales de cada una de ellas, según resulten de las operaciones descritas en sus libros y el valor y especificación de las existencias de principio y fin de cada período.
Artículo 21.- Las cuentas que deban rendir los funcionarios o empleados obligados por la Ley y este Reglamento podrán ser presentadas ante la contraloría por ellos mismos, sus fiadores, sus representantes legales o por apoderados legalmente constituidos; y su remisión será por cuenta y riesgo del cuentadante, quien cuidará de dar a sus envíos las seguridades del caso.
CAPÍTULO II
De la Forma de Examen de las Cuentas
Artículo 22.- La Contraloría Especial sujetará las cuentas a examen administrativo y examen judicial, practicados por medio de sus Contadores.
El examen administrativo se practicará para rectificar, depurar y completar las cuentas rendidas o que debieron rendirse, antes de someterlas al examen judicial.
El examen judicial se efectuará por medio del juicio de cuentas, para determinar de manera definitiva las responsabilidades pecuniarias a que haya lugar; y aprobar o improbar las cuentas, declarando la solvencia o insolvencia de los cuentadantes.
Artículo 23.- Los contadores investigarán en el curso del examen administrativo y judicial de las cuentas, la verdad y fiel expresión de las operaciones que glosan, por los medios directos o indirectos a su alcance.
Para este efecto, dispondrán de aquellos documentos, acuerdos, reglamentos, disposiciones, registros y cuentas que existan en la Contraloría y tengan relación con la cuenta que se examina, o los documentos que puedan ser habidos en cualquier oficina pública, administrativa o judicial, u oficinas particulares.
Tales funcionarios son responsables por los reparos que injustificadamente deduzcan y por los errores, defectos o irregularidades que por malicia o por culpa, no hayan considerado en el curso del examen de las cuentas.
Artículo 24.- El Contralor General podrá pedir de oficio a las oficinas públicas o privadas, por breve término, cualquier documento o informe que pueda servir para depurar o completar una cuenta en examen o para fallar sobre ella. Con el mismo propósito podrá efectuar u ordenar inspecciones oculares o confrontaciones de documentos que estén en poder de otras oficinas.
Artículo 25.- Las cuentas originales rendidas ante la Contraloría Especial, y sus comprobantes o instrumentos justificativos no podrán ser devueltos, salvo aquellos que el cuentadante deba subsanar dentro del término que le señale el Contralor General.
CAPÍTULO III
Del Examen Administrativo
SECCIÓN I
Procedimiento
Artículo 26.- Recibidas las cuentas en la Contraloría Especial, se procederá a su revisión por medio de un Contador de examen administrativo, designado al efecto por el Contralor General. El contador debe examinar:
1) Si existen en las partidas del Diario errores de imputación, excesos u omisiones de cargos o abonos y errores numéricos o de apreciación sin subsanar;
2) Los términos del balance de valores y su conformidad con las partidas del Diario;
3) Los términos de los estados de Caja, cuentas corrientes y otros valores a cargo del responsable;
4) La autenticidad de los comprantes e instrumentos justificativos presentados y si se ajustan en su forma y fondo a las disposiciones legales;
5) La percepción de los impuestos, derechos, pagos de servicios, productos de operaciones financieras, etc., y la corrección de su liquidación;
6) Las multas o recargos en cuanto a su aplicación y percepción;
7) Las exenciones de multas o recargos en cuanto a su procedencia y autorización por funcionarios competente;
8) Si las cifras referentes al monto de los ingresos coinciden con los comprobantes respectivos, con los datos fehacientes que fueren obtenidos o antecedentes que existieren en la contraloría.
9) Si los pagos han sido autorizados en los presupuestos o por la autoridad competente, y en casos dudosos, si corresponden a servicios o suministros realmente recibidos.
10) Si los comprobantes o documentos de descargo son originales y si en ellos aparece autorizado el pago y la cancelación; y
11) En general, si en las cuentas sometidas a examen se aplicaron las normas establecidas para la correcta descripción y comprobación de las operaciones.
Artículo 27.- Cuando no hubieren glosas u observaciones que formular a una cuenta, se hará constar tal hecho en un pliego de observaciones y éste se comunicará al cuentadante.
Artículo 28.- Cuando se encontrare en una cuenta incorrecciones o irregularidades, el contador las señalará por medio de glosas y observaciones y las escribirá en un pliego bajo serie numérica continua.
Una vez aprobadas las glosas por el contralor general, serán comunicadas por este al cuentadante a la mayor brevedad, para que dé las explicaciones necesarias o remedie las diferencias advertidas dentro de un plazo prudencial que le señalara, el cual no excederá de 10 días.
Artículo 29.- Cuando las glosas hayan desvanecidas o contestadas satisfactoriamente, el Contralor General, previo informe del contador pondrá al margen de cada una de ellas notas autorizadas con su firma, en que conste tal hecho.
Artículo 30.- Si las glosas u observaciones no hubieren sido desvanecidas o explicadas satisfactoriamente, el Contralor General, previo informe del contador, formulará el correspondiente pliego de reparos administrativos y requerirá al cuentadante para que entere o cargue en sus operaciones los valores en discusión. Si el déficit fuere en boletas sin valor determinado se estará a las normas reglamentarias que se dicten para el uso de ellas.
Artículo 31.- Terminado el examen administrativo, el Contralor General someterá el expediente, con las conclusiones del referido examen, a la glosa judicial.
Los expedientes administrativos serán formalizados por semestres de año fiscal o por menor tiempo si el cuentadante hubiere cesado en su desempeño o hubiese comenzado en su actuación ya iniciado el semestre, y contendrán fundamentalmente los siguientes elementos:
1) Las cuentas que hayan sido rendidas o las que se hubieren formado de oficio, de conformidad con el artículo 16;
2) Los documentos, justificativos, cuadro de controles presupuestarios, informes y otros datos que existieren en la Contraloría y los que se hubieren logrado reunir en el curso del examen administrativo:
3) Cualquier otra prueba o investigación que hubiere servido para la práctica de la glosa administrativa;
4) pliego de glosas y observaciones de cada mes;
5) Contestaciones que a ellas hubieren dado el cuentadante;
6) Pliego de cargos o reparos administrativos, si existieren;
7) Comprobantes que de manera fehacientes demuestren haber sido pagadas las cantidades liquidadas en dichos reparos o de haberse hecho las rectificaciones ordenadas;
8) Minuta de los cargos o reparos pendientes o constancia de su inexistencia;
9) Detalle del movimiento mensual de cada uno de los valores a cargo del cuentadante, con excepción de las existencias al principio y al final;
10) Copia autorizada de las actas de arqueo, inspecciones o entregas y recepciones que se hubieran practicado durante el lapso a que se refiere el expediente;
11) Carta-cuenta de conformidad con el artículo 20 de este reglamento; y
12) Balance General:
SECCIÓN II
Disposiciones Complementarias
Artículo 32.- Los comprobantes de una cuenta son principales y accesorios: Principales aquellos sin los cuales no pueden ser comprobadas la exactitud y veracidad de las operaciones que impliquen movimiento de valores; y accesorios aquellos cuya falta, si bien no afecta la fidelidad de las operaciones permiten completar la legalización de éstas o de sus comprobantes sin tener dependencia directa con la cuenta.
La falta de los primeros causará la nulidad de las operaciones si se tratare de abonos o descargos para el cuentadante, y la de los segundos no las invalidará, pero el cuentadante está obligado a presentarlos bajo apercibimiento de multas de uno o cinco córdobas, o del doble, se según se trate respectivamente, de partidas de cargo o de data.
Las multas las impondrá el contralor general en forma de reparos por cada comprobante emitido.
Artículo 33.- Cuando al examinar una cuenta se notare la falta de algún comprobante principal, se exigirá al cuentadante su presentación bajo apercibimiento de imponérsele, en caso de rebeldía, las sanciones previstas en el artículo anterior.
Artículo 34.- El cuentadante que no contestare las glosas dentro del término a que se refiere el artículo 28 sufrirá una multa de 10 a 500 córdobas según la gravedad del caso, sin perjuicio de la inspección de los libros, documentos, registros y valores en existencia.
Artículo 35.- Reparos administrativos son aquellos que fijando la responsabilidad líquida, se deducen en el curso del examen de una cuenta por razón de errores aritméticos o de contabilidad, falta de comprobación, deficiencias en el cobro o percepción de impuestos y cualquier otro ingreso, saldos incorrectos y, en general, por todo exceso, omisión, irregularidad o ilegalidad de las operaciones examinadas que habiendo sido objetadas glosas, no fueron oportunamente desvirtuadas.
Artículo 36.- Los cuentadantes, previa protesta razonada, tendrán derecho a repetir contra los reparos deducidos administrativamente, cuando se habrá el juicio correspondiente, siempre que hayan acatado lo resuelto en ellos, haciendo las rectificaciones conducentes o enterando las cantidades mandadas devolver, pagar o reintegrar.
Artículo 37.- Los saldos de las cuentas de valores o existencias presentadas por el cuentadante no admiten modificación alguna que produzca reparos en su favor ni pueden ser controvertidos sino en su contra. Ningún alcance a favor del cuentadante relacionado con los valores denominados de Caja será reconocido en tanto no se dé una explicación completamente satisfactoria y comprobada si fuere necesario.
Artículo 38.- Para ordenar el pago de los saldos que resulten a favor del cuentadante, se requerirá necesariamente de resolución judicial.
Los alcances a su favor en boletas valoradas o sin valor determinado suponen omisiones de cargo, y si tal sobrante fuese injustificado y sospechoso, se estimará como materia de defraudación en el fallo que se pronuncie .
Sin embargo, cuando las cuentas de boletas dieran lugar a reparos, por falta de cargos o exceso de datas, podrán tomarse en consideración los alcances a favor del cuentadante, siempre estos se hayan producido en el mismo período sujeto a glosa.
Artículo 39.- Cuando al practicar arqueos, inspecciones y entregas de las oficinas de manejo de fondos, encontraren déficit de valores de caja o de boletas, el auditor ordenará el inmediato reintegro, dando aviso al Contralor General
Artículo 40.- Las actuaciones donde se establezca que no se encontraron glosas administrativas que formular a un cuentadante, o que tales glosas han quedado desvanecidas, tienen el carácter de provisionales, y pueden ser confirmadas o modificadas en el examen judicial.
CAPITULO IV
Del Examen Judicial y Juicio de Cuentas
SECCIÓN I
Procedimiento
Artículo 41.- Terminado el examen administrativo y formado el expediente correspondiente, el Contralor General lo entregará al contador respectivo para el examen judicial, que deberá realizar a mas tardar dentro del término de 30 días. El examen podrá limitarse a comprobaciones parciales, pero siempre deberán examinarse los puntos que hayan motivado glosas u observaciones administrativas.
Artículo 42.- Practicado el examen relacionado en el artículo anterior y previo el informe correspondiente del Contador, el contralor general procederá a aprobar la cuenta y a declarar la solvencia del cuentadante en los siguientes casos:
a) No se hubiere formulado ninguna glosa administrativa, cuando no hubieren quedado reparos administrativos pendientes; y del examen judicial no resultare ninguna glosa u observación que hacer; y
b) Si habiendo quedado pendiente algún reparo administrativo, éste se considere insubsistente o suficientemente desvanecido al practicarse el examen judicial.
Artículo 43.- Si en el examen judicial de las cuentas, se encontraren glosas u observaciones que formular, el Contralor General, previo informe del Contador, las pondrá en conocimiento del cuentadante o, en su caso, de su fiador o representante legal para que las conteste dentro del plazo de 5 a 10 días que prudencialmente se le fije.
Artículo 44.- Si las glosas judiciales fueren desvanecidas satisfactoriamente, el Contralor General, sin ningún otro trámite dictará sentencia aprobando la cuenta y declarando solvente al cuentadante.
Artículo 45.- Si hubieren quedado reparos pendientes del examen administrativos, o si las contestación de las glosas judiciales no fueren satisfactoria, el Contralor General, previo informe del Contador, formula el correspondiente pliego de reparos judiciales y lo comunicará al cuentadante, fiador o representante en su caso, para que dentro del término de 10 días lo conteste. El Pliego de reparos también se pondrá en conocimiento del Director de Asistencia Social, quien desde ese momento será parte en representación de los intereses de la Asistencia Social.
Artículo 46.- De la contestación de los reparos se dará traslado al Director de Asistencia Social por el término de tres días, para que alegue lo que estime conveniente a los intereses que representa. También se dará igual traslado de la protesta razonada a que se refiere el artículo 36 de este Reglamento una vez terminada la glosa administrativa.
Artículo 47.- Si cualquiera de las partes pidiere apertura a pruebas, el Contralor General la otorgará por el término de 10 días comunes y con todos cargos.
Artículo 48.- Las pruebas admisibles en los juicios de cuentas son las siguientes;
a) La de confesión;
b) La instrumental;
c) La de inspección personal;
d) La pericial; y
e) La testifical en los casos señalados en el artículo siguiente.
Artículo 49.- La prueba testifical será admitida para comprobar hechos constitutivos de casos fortuitos o fuerza mayor. Para desvanecer un reparo no bastará alegar la perdida de la documentación por caso fortuito, fuerza mayor o por hechos en los cuales no haya culpa ni descuido levísimo de los cuentadantes, sino que habrá de establecerse el descargo por otro medio supletorio autorizado por la ley.
Artículo 50.- En vista de lo alejado y probado por las partes, el Contralor General dictará la correspondiente sentencia aprobando la cuenta, o condenando a pagar los reparos no desvanecidos o reconociendo los saldos líquidos existentes a favor del cuentadante.
Artículo 51.- De toda sentencia de la Contraloría Especial se dejarán tres copias autorizadas para los archivos de la misma.
Artículo 52.- Contra la sentencia definitiva podrán la partes apelar verbalmente en el momento de la notificación, o por escrito dentro del término de tres días de la misma para ante el tribunal de cuentas. El Contralor General admitirá la apelación y emplazará a las partes para que dentro de tercero día ocurran a mejorar el recurso.
Si no hubiere apelación, la sentencia será enviada siempre en consulta al Tribunal de Cuentas.
La apelación o consulta será tramitada de conformidad con las leyes y reglamentos del tribunal; y la sentencia que dicte confirmando o revocando la apelada causará ejecutoria.
El tribunal de Cuentas librará el correspondiente finiquito a los interesados, y comprenderá la sentencia absolutoria del Tribunal cuando la de primera instancia quedare revocada , o la sentencia absolutoria de primera instancia y la del tribunal de cuentas, cuando la primera fuere absolutoria y quedaré confirmada por la de segunda instancia.
SECCIÓN II
Disposiciones complementarias
Artículo 53.- Si las personas a que se refiere el artículo 45 residen en la ciudad de Managua, asiento de la Contraloría Especial la notificación prevenida se les hará personalmente; y si residieren fuera de dicha ciudad, pero en el territorio nacional, se les hará por medio del correo, pieza certificada, con aviso de recibo.
Artículo 54.- Cuando el reparo o su fiador solidario residen fuera de Nicaragua y se conociere su paradero, la entrega de los reparos se hará por medio de los funcionarios del servicio exterior, y en tal caso el término para contestar se ampliará en 15 días si se tratara de un lugar de Centro América, con 30 días para cualquier otro país de América, y con 60 días para un país de los otros continentes.
Artículo 55.- Si transcurrieren los términos señalados en los artículos anteriores y el interesado no hubiere contestado el pliego de reparos será, de oficio, declarado rebelde, y se continuará el juicio con el Director de Asistencia Social. Las notificaciones al rebelde se le harán por la tabla de avisos de la Contraloría Especial.
Artículo 56.- Contra la persona cuyo paradero se ignore dentro o fuera de la República, se procederá publicando un edicto en el Diario Oficial, por cinco veces alternativamente, llamando al interesado o a su representante o personarse en el juicio. El edicto no contendrá el texto de los reparos, sino solamente hará mención del cargo, período a que corresponda la cuenta y suma total reparada
Igual procedimiento se adoptará en todo caso en que se ha de emplazar a los herederos del interesado que hubiere fallecido, cuando aquellos fueren desconocidos o no se hubieren apersonado en el juicio, ya sea al iniciarse éste o para tomarlo en el estado en que se encuentre.
Artículo 57.- En los dos casos contemplados en el artículo anterior, la publicación del edicto establece la obligación de presentarse a recibir el pliego de reparos o de apersonarse en el juicio en el estado en que se encuentre, según los casos dentro de los cinco días siguientes al de la última publicación.
Artículo 58.- Si transcurrido el término señalado en el artículo anterior, no se hubiera presentado persona alguna a personarse, o la presentada no comprobase su calidad. El Contralor General le nombrará un defensor especial al interesado pera presentarlo.
Igualmente nombramiento se hará cuando los citados sean varios y no concurrieren todos, en cuyo caso el defensor representará a los no presentes. La designación de defensores decaerá en los defensores de cuentadantes de la Contraloría, quienes ejercerán la defensa, sin navegar honorario alguno. Hecha la designación se les entregará el pliego de reparos para que lo contesten, o en su caso, se les emplazará para que dentro de tercero día se apersone en el juicio en el estado que se encuentre.
Artículo 59.- Los interesados en desvanecer los reparos tendrán intervención en el juicio y podrán comparecer por si o por medio de apoderado o representante.
Los empleados defensores de cuentadantes de la Contraloría Especial están obligados a aceptar los poderes que le otorguen los interesados en el juicio, sin devengar de ellos remuneración por sus servicios.
Artículo 60.- Al contestar los reparos o al personarse en cualquier estado del juicio, el cuentadante por sí por medio de apoderado, deberá señalar casa conocida para recibir las subsiguientes notificaciones. Si no lo hiciere, éstas se hará en la tabla de avisos de la Contraloría.
Artículo 61.- Si en cualquier estado del juicio faltare por cualquier causa el cuentadante, y aún estando este presente, si así conviniere a los intereses de Asistencia Social, dicho juicio se podrá seguir con su fiador solidario, si lo hubiere.
Artículo 62.- No tienen valor las pruebas rendidas para desvirtuar actos o documentos ajustados a la ley, u operaciones comprobadas debidamente antes del juicio.
Las operaciones descritas en los libros o actos efectuados por el cuentadante referentes al manejo de fondos serán considerados como confesiones que no admiten prueba en contrario, salvo en caso de protesta a que se refiere el artículo 36 de este Reglamento.
Artículo 63.- Si existieren reparos a favor del cuentadante serán compensados con los reparos en su contra, provenientes del mismo juicio, a fin de determinar la responsabilidad líquida, debiendo declararse, en su caso, el saldo a favor de aquél y la aprobación de la cuenta.
Artículo 64.- Ningún alcance a favor del cuentadante se mandará a pagar, sino cuando aquél esté solvente con la institución de Asistencia Social para la cual haya trabajado. Tampoco se pagarán dichos alcances si el empleado continua desempeñando su cargo; pues en tal caso el Contralor General ordenará que el alcance sea contabilizado como deuda de la institución para la cual trabaja, debiendo extenderse el documento de crédito al interesado para ser pagado, alzase de sus funciones, una vez demostrada la solvencia correspondiente, salvo casos especialmente calificados por el Consejo Directivo en que la devolución podrá efectuarse antes del cese de funciones.
Artículo 65.- La responsabilidad que se persigue por medio del juicio de cuentas es de carácter especial, diferente de la que toca deducir a los tribunales comunes. Sobre las cuestiones puramente civiles o penales la Contraloría se limitará a dar aviso al Director de Asistencia Social y al representante del Ministerio Público para lo que juzguen conveniente.
La responsabilidad a que el juicio de cuentas se refiere puede perseguirse sin que para ello haya de esperarse la resolución de los asuntos civiles o penales que tuvieren relación con las cuentas que hubieren estado a cargo del responsable.
Artículo 66.- Cuando la sentencia condenatoria quedare firme, debe el responsable darle cumplimiento dentro del plazo de cinco días que el efecto le señalare el Contralor General; y si no fuere cumplida, el Contralor General enviara certificación de la misma al Director de Asistencia Social, para que proceda a la ejecución ante quien corresponda. En estos casos queda en suspenso la aprobación de la cuenta, en tanto no se cumpliere lo ordenado en la sentencia.
Artículo 67.- Cumplida la sentencia condenatoria y pagados los alcances liquidados en ella, se agregarán al expediente los comprobantes que lo demuestren, y luego el Contralor General aprobará la cuenta y declara la solvencia del cuentadante, debiendo enviarse el juicio en consulta al Tribunal de Cuentas.
Los expedientes se archivarán en la Contraloría Especial.
TITULO IV
Capítulo Único
De las Auditorias y Entregas
De las Oficinas sometidas a la Vigilancia de la Contraloría
Artículo 68.- Son también actos de fiscalización a posteriori, las auditorias que se practiquen en las oficinas donde se manejen o administren fondos o valores de Asistencia Social. Tales auditorias quedarán siempre sujetas a ulterior verificación y confirmación mediante la práctica de la glosa administrativa de las cuentas sujetas a auditoria, una vez que sean rendidas ante la contraloría para tal fin.
Artículo 69.- Las auditorias que por medio de su personal ordene practicar la Contraloría Especial, se realizarán, por lo general, con los siguientes propósitos:
1) Comprobar la verdadera situación financiera de las instituciones de Asistencia Social;
2) Descubrir errores o irregularidades y corregirlos;
3) Observar si la marcha administrativa de las oficinas de manejo es o no correcta;
4) Descubrir fraudes o malversación de fondos y establecer las responsabilidades del caso;
Artículo 70.- Para el efecto a que se contrae el artículo anterior los auditores deberán:
1) Analizar las contabilidades de las respectivas oficinas por medio del examen de sus libros y comprobantes e instrumentos justificados, calificando la veracidad y legalidad de éstos;
2) Practicar arqueos generales o parciales de los caudales u otros valores que se manejen o administren;
3) Observar si la contabilidad es llevada sin retraso y si se ajusta a las normas establecidas;
4) Verificar si en las oficinas de manejo se cumple cabalmente con los fines de su creación y si en ellas se observa el orden y diligencia necesarios para la eficaz percepción de los impuestos, derechos, contribuciones y otras rentas propias:
5) Observar si llevan registros, controles, libros auxiliares y archivos indispensable para la buena marcha de dichas oficinas;
6) Comprobar si cuentan con un personal idóneo y ajustado a sus necesidades; y
7) Efectuar cualquier otra investigación que en el curso de la auditoria resulte necesario realizar.
Artículo 71.- Cuando la Contraloría Especial realice auditorias en las oficinas de manejo, los responsables de éstas están obligados a poner a disposición del visitador, para esos fines, el personal que estuviere bajo sus órdenes y además:
1) Los libros Diario, Mayor, de caja, de especies y demás auxiliares;
2) Las existencias materiales de caja, especies y demás valores que estuvieren a su cargo;
3) Las chequeras y comprobantes de la cuenta corriente bancaria;
4) Los balances y los diversos estados de cuentas o valores;
5) Los comprobantes originales de las partidas del Diario que deban ser examinadas; y
6) Todos los demás libros y documentos que se requieran para formarse un juicio exacto sobre la administración de los bienes y valores confiados al funcionario empleado responsable.
Artículo 72.- El auditor o contador encargado de una auditoria deberá ordenar que se subsane en el acto todo error o irregularidad que descubra en el curso de su trabajo, informando de lo ocurrido al Contralor General en el menor tiempo posible.
Artículo 73.- El auditor o contador que realice auditorias en la oficina de manejo extenderá acta de sus resultados, que suscribirá conjuntamente con el responsable o responsables con lo tenedores de libros de esas oficinas. Copia de ella deberá ser entregada al Contralor General y al Consejo Directivo de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social, acompañada del corriente informe.
Artículo 74.- También se extenderá acta formal de la entrega de las oficinas de manejo y la suscribirá el auditor o contador junto con el funcionario o empleado entrante y el saliente y con el tenedor de libros que hubiere hecho el respectivo corte de cuentas para efecto de las entregas.
Artículo 75.- Todo auditor o contador que súper vigile entrega de oficinas de manejo, ya sea con previa auditoria o sin ella, exigirá que estén presentes tanto el responsable cesante o un representante suyo debidamente autorizado, y la persona nombrada para sustituirle, quien deberá previamente haber rendido la fianza de Ley y tomado posesión legal del cargo.
Si el funcionario o empleado obligado a entregar la oficina hubiese muerto o se ignorase su paradero, se citará y emplazará a los herederos para que se hagan representar en el acto , o en su caso, a la persona que ostente poder suficiente para ello; pero si el interesado tuviere fiador solidario o hubiese dejado con autorización de quien corresponda un sustituto interino bajo su propia responsabilidad, será cualquiera de estos, a juicio de Contralor General, quien deba comparecer al acto de la entrega.
Artículo 76.- Los Auditores o Contadores serán responsables:
1) De los términos de las actas que suscriban, ya sea con relación a las auditorias que practiquen o con las de entrega que súper vigilen; y
2) De los errores, omisiones o morosidad en que incurren al practicar auditorias o entregas de oficinas de manejo.
Artículo 77.- Cuando en el examen administrativo de las cuentas que posteriormente se efectué en la contraloría, se dedujeran reparos por los errores, omisiones o irregularidades que debieron ser objetados o remediados por el examinador y no lo fueron, éste incurrirá en una multa de veinticinco a doscientos córdobas, según la gravedad del caso, que impondrá el Contralor General sin perjuicio de las demás responsabilidades que le fueren imputables.
Artículo 78.- Los funcionarios o empleados que manejen o administren fondos, bienes o valores están obligados a permitir que se practiquen las auditorias, inspecciones o investigaciones acordadas por la contraloría.
En caso de rebeldía al mandato, los contadores o auditores procederán a sellar las cajas fuertes, armarios, archivos, y las puertas interiores y exteriores de la oficina; a cerrar el despacho y prohibir a los empleados toda intervención en ella, y a solicitar el auxilio de la autoridad si hubiere necesario. A continuación levantará actas de lo ocurrido, que presentarán al Contralor General para que provea las medidas que el caso requiera.
TITULO V
Disposiciones Generales y Transitorias
CAPÍTULO I
Artículo 79.-Están obligados a prestar caución suficiente, sujeta en lo que fuere aplicable a las prescripciones de la Ley de caución de empleados públicos:
1) Los responsables del manejo o administración de fondos, bienes o valores de cualquier clase; y
2) Los miembros del personal de la Contraloría Especial que intervengan en el examen de las cuentas de los responsables, con excepción de los Defensores de Cuentadantes.
Artículo 80.- No se admitirá cauciones de personas que gocen de inmunidad, ni de militares. Las personas que las otorguen deberán ser de arraigo y responsabilidad debidamente comprobados.
Artículo 81.- Los fiadores no podrán retirar sus fianzas sino cuando sus fiados hayan formalizado nuevas garantías; o si habiendo estos entregados el cargo que desempeñaren, las cuentas por ellos llevadas o, en su caso por ellos examinadas, hubieren sido ya debidamente finiquitadas.
Cuando una fianza sea retirada por haberse formalizado una nueva, el primer fiador responderá por la actuación de su fiado durante el tiempo que le correspondiere mientras no sean finiquitadas las cuentas en que este ultimo hubiere tenido participación, ya como responsable o como examinador
Artículo 82.- Si en el examen de una cuenta resultarán hechos que envuelvan responsabilidad criminal, se pondrá el caso, con sus respectivos antecedentes, en conocimiento del Director de Asistencia Social para que proceda legalmente contra los culpables.
Artículo 83.- Constituyen motivos de responsabilidad para los funcionarios y empleados que manejen fondos, bienes o valores;
1) La falta de ingresos, debidamente comprobadas;
2) El exceso de egresos, cuya causa no se compruebe;
3) La diferencia adversa en los inventarios de los bienes o valores que tuvieren a su cargo;
4) Adelantar fondos por cuentas de servicios o suministros aun no recibidos, excepto en los casos de contratos cuya ejecución requiera un anticipo, siempre que expresamente lo consigne dicho contrato y con la debida garantía
5) Cubrir el monto de un contrato sin que la obra o el motivo del mismo haya sido cumplido estrictamente;
6) Pagar servicios o efectuar gastos que tengan procedencia notoriamente ilícita, aun cuando estén autorizados por el superior respectivo, y en general cubrir erogaciones fuera de presupuesto, siempre que estas no estuvieren debidamente autorizadas.
7)No haber efectuado oportunamente las diligencias necesarias para el cobro de las rentas, impuestos, servicios, obligaciones, contribuciones y recursos;
8) Ejecutar ordenes de un superior, contrarias a las disposiciones legales o instrucciones expresas que existieren, para disponer de bienes o valores o dejar de percibir en todo o en parte los impuestos, derechos y contribuciones;
9) Incumplir las ordenes de un superior en relación con la marcha administrativa, bien sea por desobediencia, negligencia u olvido, cuya falta pudiera acarrear perjuicios;
10) No remitir a la Contraloría Especial las cuentas, documentos e informaciones que se piden dentro del plazo que se les señale o que esté previsto en este Reglamento:
11) No dar cuenta completa y oportuna de las objeciones o reparos que fueren deducidos del examen de cuentas; y
12) En general, todo aquello que perjudique, directa o indirectamente, los intereses de las Instituciones de Asistencia y Previsión Social.
Artículo 84.- El empleado o particular que cobre y reciba de las Instituciones de Asistencia Previsión Social una cantidad indebida mayor a la de su crédito, será perseguido y castigado como defraudador.
Artículo 85.- Ningún funcionario o empleado podrá prestar su nombre para retirar fondos por cuenta de otra persona, ni para la compra de materiales o artículos de cualquier clase, si no acompañare los documentos que comprueben la legitima inversión de la cantidad que le haya sido entregada. Tampoco podrán vender materiales o efectos de consumo, salvo cuando así lo dispusiere quien estuviere autorizado para ello.
Artículo 86.- Toda persona que rinda declaraciones falsas, se niegue a comparecer ante la contraloría, o rehusé a exhibir los libros o documentos que se le pidiesen para deducir responsabilidades en materia de cuentas, será considerado como cómplice o encubridor en su caso, del presunto culpable o culpables.
Artículo 87.- Cuando al practicarse entregas de las oficinas de manejo, auditorias o examen de cuantas, se notare que se ha cometido desfalco, la contraloría comunicará de inmediato el hecho al Director de Asistencia Social para que el responsable sea sometido a la jurisdicción de la autoridad competente. La aceptación de las garantías que propusiere el interesado par cubrir su responsabilidad, corresponderá al Consejo Directivo de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social o, en casos urgentes, al presidente de dicho Consejo.
Artículo 88.-Los organismos directivos de Asistencia y Previsión Social no podrán dispensar ni modificar las responsabilidades definitivas establecidas en los juicios de cuentas, mediante sentencias definitivas.
Artículo 89.- Todo alcance definitivo en contra de los responsables, liquidado por la contraloría o por el Tribunal de Cuentas, y aun los deducidos administrativamente, si no hubieren sido protestados, devengarán el interés del 9% anual desde el vencimiento del quinto día después de la notificación para su pagó, sin perjuicio del ejercicio de las acciones correspondientes.
Artículo 90.- Ninguna cuenta, documento o pieza, podrá retirarse de la Contraloría sin mandato superior u orden del Contralor General. Tampoco podrán sacarse los expedientes en tramitación o los comprobantes o papeles originales que existieren en el archivo y que tuvieren relación con dichos juicios.
Artículo 91.- El Contralor General autorizará todos los oficios aun cuando los firmare otro miembro del personal a su cargo. Exceptuase de esta disposición a los defensores de cuentadantes, quienes podrán dirigirse directamente a sus representados.
Artículo 92.- Cuando en el curso de un juicio se ordenaren traslados, éstos se cumplirán poniendo en Secretaría el expediente a disposición de los cuentadantes o sus representantes.
Se exceptúa de esta disposición al Director de Asistencia Social, quien podrá llevar el expediente hasta su Despacho.
Artículo 93.- Son casos de implicancia, recusación o excusa del Contralor General, de los contadores de examen judicial o del Secretario de la Contraloría Especial, en los asuntos sometidos a su conocimiento, los mismos que la Ley Civil establece para los jueces comunes.
Artículo 94.- El personal está en la obligación de guardar reserva sobre los asuntos que competen a la Contraloría Especial. La contravención a esta disposición será sancionada por el Contralor General y en casos graves, deberá ser puesta en conocimiento del Presidente del Consejo Directivo para la aplicación de la sanción a que haya lugar.
Artículo 95.- Las multas que haya de aplicar la Contraloría a sus propios empleados o a los funcionarios y empleados de las oficinas de manejo, solo podrá imponerlas el Contralor General y se harán efectivas deduciéndolas del sueldo del funcionario o empleado.
Cuando en las disposiciones vigentes no se determine la cuantía de la multa o se refiera en general a sanciones, se entenderá que estas son penas pecuniarias y que oscilan entre cinco y doscientos córdobas, a juicio del Contralor General.
Artículo 96.- Los organismos sujetos a fiscalización de la contraloría darán a conocer a estas las resoluciones, acuerdos o disposiciones que dictaren, cuyo cumplimiento signifique movimiento de fondos, bienes o valores.
Artículo 97.- Además de lo ordenado en el artículo 7º la Contraloría Especial a pedimento del Consejo Directivo practicara arqueos, revisiones y auditorias en las diversas dependencias del INSS, y al finalizarlos enviará el correspondiente informe al Consejo Directivo.
CAPÍTULO II
Disposiciones Transitorias
Artículo 98.- Desde el momento de vigencia de este Reglamento se aplicará en la sustanciación y ritualidad de los exámenes, glosas, reparos y juicios; pero los términos que hubiesen empezado a correr y las actuaciones y diligencias que ya estuvieren iniciadas, se regirán por la legislación vigente al tiempo de su iniciación.
Artículo 99.- Este Reglamento principiará a regir un mes después de su publicación en La Gaceta, Diario Oficial, y deroga toda disposición referente a fiscalización de bienes y cuentas de las Juntas de Beneficencia o Asistencia Social contenida en la Ley de 26 de Agosto de 1937, su Reglamento de 6 de Abril de 1940 y Ley de 12 de Abril de 1955.
Comuníquese.- Casa Presidencial, Managua, D.N., 23 de Agosto de 1957.- LUIS A. SOMOZA D., Presidente de la República.- DOROTEO CASTILLO RODRÍGUEZ, Ministro de Salubridad Pública.