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REGLAMENTO DEL ALMACÉN DE LA JUNTA NACIONAL DE ASISTENCIA Y PREVISIÓN SOCIAL
ACUERDO EJECUTIVO, aprobado el 05 de noviembre de 1957
Publicado en La Gaceta, Diario Oficial N°. 263 del 19 de noviembre de 1957
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA,
En uso de sus facultades
ACUERDA:
I.- Aprobar el Acuerdo de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social, que literalmente dice:
No. 6.- El Consejo Directivo de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social, en uso de sus facultades, Acuerda: Emitir el siguiente reglamento del Almacén de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social:
REGLAMENTO DEL ALMACÉN DE LA JUNTA NACIONAL DE ASISTENCIA Y PREVISIÓN SOCIAL
Capítulo I
De sus finalidades y objeto
Artículo 1.- El Almacén de la Junta Nacional de Asistencia y previsión Social, que en adelante se llamará El Almacén de la Junta Nacional o simplemente El Almacén, es una Dependencia de la Junta que, en su funcionamiento, se girará por el presente Reglamento.
Artículo 2.- El Almacén tiene por finalidad facilitar a todas las Instituciones de Asistencia y previsión social del país, la adquisición a costo reducido de material de curación, productos farmacéuticos y biológicos, instrumentos de cirugía, aparatos e instrumentos para diagnósticos, equipos y suministros de laboratorios y todo lo necesario para el consumo de dichas entidades.
Artículo 3.- Para el cumplimiento de sus objetivos, el almacén deberá mantener una existencia adecuada de productos nacionales o adquiridos en el exterior, o por compras locales en los depósitos, con sujeción a las modalidades indicadas mas adelante.
Artículo 4.- El Almacén dispondrá para financiar sus operaciones, de un fondo de trabajo que será aportado tanto por la Junta Nacional como por el Instituto Nacional de Seguridad Social, en traslados sucesivos, hasta un monto que fijará conforme las necesidades, el Consejo Directivo.
Artículo 5º.- El fondo de trabajo del Almacén se mantendrá en una cuenta corriente en el Banco Nacional de Nicaragua que manejará el Tesorero de la Junta Nacional. Los cheques que libren contra esa cuenta llevarán la firma del Tesorero y la contra firma del presidente de la Junta Nacional o el Vice-Presidente en su defecto, y en ausencia de ambos, el miembro del Consejo Directivo que siga en el orden establecido en el Arto. 5 de la Ley Orgánica de Seguridad Social.
Capítulo II
Del modo de operar
Artículo 6.- El Almacén deberá adquirir los artículos de mejor calidad y precio, pudiendo obtener en plaza únicamente los productos nacionales salvo casos especiales de urgencia.
Artículo 7.- Para efectuar las importaciones en el Almacén observará el siguiente procedimiento:
a).- Con vista de la estadística, el Almacén formulará cada vez que sea necesario, una solicitud de pedido, detallando los artículos a ser adquiridos con indicación de la cantidad y demás especificaciones, y como guía, el precio de compra anterior de dichos artículos que presentará a la Secretaria del Consejo.
b).- La Secretaria al recibir la solicitud del Almacén, deberá trasladarla al Consejo Directivo para su resolución, pero si esta es de urgencia, se le pasará al presidente, quien la resolverá e informará de ella al Consejo en la siguiente sesión.
c).- Una vez recibida por el Almacén la solución del Consejo, procederá a organizar la Licitación, para cuyo efecto hará entrega a los productores Nacionales, agentes o representantes autorizados de casas manufactureras o distribuidoras extranjeras que lo soliciten, de conformidad con el anuncio a que se refiere el inciso d) de este mismo artículo, de una lista de los artículos a ordenarse, con todas las aplicaciones necesarias, en el formato elaborado el efecto por el Almacén, acompañado de una solicitud o invitación a cotización que la firmará el Jefe del Almacén. Los interesados, al hacer sus ofertas, deberán usar obligatoriamente dicha forma.
d).- La Licitación se anunciará por tres veces en un diario de la localidad, indicando su apertura y fecha de cierre, cuyo lapso en ningún caso será menor de treinta días. Las demás condiciones a regir las indicará la solicitud o invitación mencionada en el inciso anterior.
e).- Las ofertas deberán ser presentadas en sobres cerrados que se depositarán en una urna que estará en el local del Almacén, y cubierta con un sello que llevará las firmas del Comité de Licitación cuya llave custodiará el Jefe.
f).- Cerrada la Licitación en la fecha y hora señalada, el comité procederá a abrir la urna en presencia de los agentes o representantes que hubieren concurridos, procediendo a anotar en el cuadro correspondiente las ofertas presentadas.
g).- Una vez reunido el Comité, previa citación y después del estudio de las ofertas, adjudicará el o los pedidos a las firmas que, habiendo llenado todas o la mayoría de las condiciones estipuladas hayan hecho las mejores.
h).- El Jefe del Almacén notificará oficialmente a los favorecidos para que procedan a llenar las conformidades del caso y será el guardador del cuadro a que se refiere el inciso f) de este artículo, el que deberá permanecer expuesto durante quince días en su Oficina, para mejor información de los licitantes.
Artículo 8.- La orden de pedido y el premiso de importación los firmará como importador el Jefe del Almacén, con el aprobado del presidente de la Junta Nacional, llenando los demás requisitos de Ley.
Artículo 9.- La recepción de mercadería se hará en presencia de un Contador enviado por la Contraloría Especial de Asistencia y Previsión Social el Jefe del Almacén y el Contador enviado por la Contraloría del mismo, de lo cual se levantará una acta con tantas copias como sean necesarias, en la que se hará constar su conformidad, faltante y avería si los hubiere, Acta que servirá en los dos últimos casos para formular la reclamación correspondiente, que efectuara el Jefe del Almacén. Si los artículos llegados no corresponden con las especificaciones de los ordenados el Jefe del Almacén hará el reclamo del caso.
Artículo 10.- En el Almacén se liquidarán las importaciones a principal y gastos exteriores o sea CIF puerto nicaragüense marítimo o aéreo, más las comisiones de cambio y de cobros, otros gastos interiores de cambio y de cobros, otros gastos interiores envueltos y los que ocasione el manejo del Almacén, conjunto que servirá de base para establecer el costo de la mercaderías, cargándolo en el libro correspondiente y en las tarjetas de existencias (Kardex).
Artículo 11.- Cuando a Juicio del Consejo deba hacerse en el país la compra de los productos o artículos que necesite El Almacén, así lo ordenará siguiéndose en lo aplicable las disposiciones de los artículos anteriores.
Artículo 12.- Todas las Instituciones del país que estén autorizadas para comprar en el Almacén, presentarán sus pedidos mensualmente por escritos con la debida anticipación, salvo casos urgentes, en formularios que para tal efecto les proporcionará el Almacén y serán suscritos por el Director del Hospital o Centro Asistencial interesado con el Visto Bueno del Presidente de la Junta Local de Asistencia Social respectiva. Siendo otra Institución o establecimiento, dependiente o ajeno a la Junta Nacional, lo firmará el superior, administrador o persona autorizada. Las firmas serán de previo registradas en el Almacén y las ordenes de compra deberán hacerse en duplicado, aun las llamadas provisionales. En caso de documentación comprobatoria, el Jefe del Almacén indicará el número de copias necesarias para cada pedido u orden.
Artículo 13.- Las mercaderías que despache el Almacén viajarán por cuenta y riesgo de los compradores, y los gastos de acarreo local y flete serán a cargo de aquéllos.
Artículo 14.- Todas las ventas que realice el Almacén serán al contado y los cheques, en cancelación de aquellas, se librarán a favor de la Junta Nacional de Asistencia y Previsión Social.
Las Instituciones, entidades, etc., que reciban subvenciones de la Junta Nacional y con cuenta corriente con el Almacén, comprarán con cargo a tales subsidios, dentro de la disponibilidad de fondos en su haber, debiendo el Jefe del Almacén obtener previamente autorización de la Tesorería para la atención de sus pedidos, salvo en adquisiciones que efectúen al contado.
Artículo 15.- El Almacén enviará diariamente a la Contraloría Especial copia de todas las facturas que despache y mensualmente un informe de su movimiento de entradas y salidas, con copia a la Junta Nacional. Remitirá además a la Contraloría los documentos necesarios para el examen de su cuenta.
Artículo 16.- El Jefe del Almacén informará mensualmente al tesorero el monto de los despachos efectuados a cargo de cada una de las Juntas Locales, otras instituciones o centros etc., con cuenta corriente con el almacén, para el efecto de su deducción de la respectiva subvención.
Artículo 17.- El Almacén periódicamente pasará a la Junta Nacional un informe detallando los productos, que se hubieren descompuestos, aquellos cuyo término de validez haya expirado, y los que a juicio del Jefe del Almacén por vejez y otras causas deban considerarse inútiles o sujetos a revisión, a fin de que la Junta resuelva lo conveniente.
Artículo 18.- El Jefe del Almacén periódicamente hará comprobaciones parciales de las existencias a su cargo, y en caso de encontrar faltante ya sea debido a mermas, destrucción u otras causas, los hará comprobar por la Contraloría Especial, e informará a la Junta, que resolverá al respecto.
Capítulo III
Del Comité de Licitaciones
Artículo 19.- Para efectuar las Licitaciones se crea un comité de licitación que estará formado por el Presidente de la Junta Nacional, el Vice-Presidente o un Delegado; el Director de Asistencia Médica o un Delegado y el Jefe del Almacén.
Capítulo IV
Del Personal
Artículo 20.- El Almacén será manejado por un Jefe nombrado por el Consejo Directivo de la Junta Nacional.
Artículo 21.- El Jefe del Almacén deberá ser Farmacéutico titulado, con conocimientos comerciales básicos y de reconocida honorabilidad.
Artículo 22.- El Jefe del Almacén tomará posesión ante el Presidente del Consejo Directivo y deberá rendir previamente una fianza de fidelidad que responderá por el diez por ciento del capital en giro máximo del Almacén, señalará aquellos cargos subalternos para cuyo desempeño se requiera rendir fianza y la cuantía de esta.
Artículo 23.- El Jefe del Almacén tendrá las siguientes atribuciones:
a).- Mantener el orden, disciplina y eficiencia en sus oficinas;
b).- Efectuar la División técnica del trabajo en el Almacén para su mejor funcionamiento;
c).- Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento;
d).- Procurar la buena conservación de las mercaderías y su calificación para un fácil manejo por grupos o clases, con sus correspondientes referencias;
e).- Ordenar por escrito la salida de toda mercaderías del Almacén;
f).- Remitir a la Tesorería de la Junta Nacional, durante los primeros cinco días del mes siguiente a que corresponde, un cuadro de informe mensual que comprenda las facturas despachadas al crédito, con el objeto de que la Tesorería deduzca el monto correspondiente en las subvenciones que la Junta Nacional concede a las Juntas Locales y otros centros con cuenta corriente con el Almacén.
g).- Depositar diariamente en el Banco Nacional de Nicaragua, en la cuenta corriente del Almacén, el producto de las ventas realizadas al contado, en efectivo, enviando copia de estos depósitos a la tesorería de la Junta Nacional y a la Contraloría Especial, debiendo dejar copia para su archivo. Cuando se trate de cheques emitidos a favor de la Junta Nacional, el Jefe del Almacén obtendrá el endoso correspondiente, indicando este el objeto y número de la cuenta a ser bonificada, siguiendo en lo demás el mismo procedimiento del dinero efectivo.
h).- Proponer al presidente del Consejo Directivo candidatos para los cargos de su dependencia. El presidente hará los nombramientos correspondientes.
i).- Revisar constantemente la existencia de los productos para tener las cantidades necesarias y presentar con las debidas anticipación a la Junta Nacional los proyectos de pedidos.
j).- Solicitar anualmente al Ministerio de Salubridad Pública la cuota de estupefacientes para atender las necesidades de los hospitales de la República y de otros centros, Instituciones, etc., autorizados a comprar en el Almacén, de acuerdo con las normas establecidas por dicho Ministerio.
k).- Mantener los seguros que respaldan al Almacén;
i).- Presentar semestralmente a la Junta Nacional un informe sobre las labores del Almacén y el monto de los valores a su cargo.
m).- Presentar las reclamaciones necesarias a las compañías, aseguradoras, por perdida, faltante o averías en las mercaderías;
n).- Imponer sanciones a su personal y conceder permisos a corto plazo por motivos justificados;
o).- Presentar con la debida anticipación al Consejo Directivo el proyecto de Presupuesto respectivo;
p).- Practicar inventario del Almacén cada año fiscal o cuando la Junta Nacional o el Presidente de está, lo ordenen por escrito, el que verificará el Contador o Contadores que designe la Contraloría, o a solicitud del Jefe del Almacén en casos especiales autorizados por la Junta.
Artículo 24.- El Almacén tendrá el siguiente personal:
1).- Jefe del Almacén
2).- Contador
3).- Oficial de kardex y Estadísticas
4).- Los empleados que sean necesarios.
Capítulo V
De la Contabilidad
Artículo 25.- El Almacén llevará los registros necesarios que permitan conocer en todo momento el costo de la adquisiciones el de las existencias, tanto en el total como específicamente de cada uno de los artículos manejados por el Almacén y de los salidos para instituciones que tienen acceso a él. Su diseño y funcionamiento lo vigilará la Contraloría Especial. Igualmente tendrá aquellos libros adicionales a juicio del Jefe del Almacén y que el desarrollo del mismo exija.
Artículo 26.- Toda operación que significa adquisición, recepción, almacenaje o disposición de los productos, deberá estar basada en ordenes escritas debidamente autorizadas.
Artículo 27.- Deberá establecerse un Código o Catalogo de calificación que permita la fácil identificación de los productos manejados.
Artículo 28.- El Jefe del Almacén dispondrá de una Caja Chica para atender gastos de oficina dentro del Presupuesto vigente igualmente de un fondo rotativo, cuya cuenta señalará el Presidente de la Junta Nacional para cubrir los gastos de acarreos locales y de transportes con destino a los diferentes Hospitales o Centros dependientes de la Junta Nacional, reembolsables por la Junta Local respectiva, como aquellos ocasionados por mercaderías importadas y con cargo a éstas.
Artículo 29.- El Almacén actuará como intermediario funcional entre la Junta Nacional, Junta Locales de Asistencia Social y de más ramas o dependencias de la primera, y los productores nacionales, distribuidores, mayoristas, droguerías, agentes o representantes de casas extranjeras etc, en la adquisición de los artículos para suplir sus necesidades, para mayor economía, con el fin de establecer estadísticas por el mejor conocimiento de los productos que consumen y poder llenar mejor su objetivo, no debiendo dichas Instituciones, exceptuando la Junta Nacional, contraer compromisos u obligaciones sin antes hacer uso de los servicios y recomendaciones del almacén en tal sentido.
Artículo 30.- En caso de ausencia temporal, por enfermedad, licencia, permiso, vacaciones u otros motivos justos, el Consejo Directivo del personal del Almacén, que persona debe sustituir temporalmente al Jefe, por recomendación de éste y bajo su propio riesgo y responsabilidad.
Capítulo VI
Disposiciones Especiales y Transitorias
Artículo 31.- El presidente de la Junta Nacional resolverá aquellos casos no previstos en el presente Reglamento, informando al Consejo en la primera oportunidad.
Artículo 32.- El Almacén financiará sus operaciones con los fondos de que dispone al presente; además, con prestamos o traslados que le otorgará el Consejo Directivo de acuerdo con sus necesidades, y cuyo monto condiciones y proveniencia, lo señalará el mismo Consejo, mientras recibe los aportes a que alude el artículo 4.
Artículo 33.- El presidente del Consejo podrá delegar en otro miembro del mismo que el escoja y por el tiempo que estime conveniente, las funciones que le señalan los Artos. 5, 8, 11, 19, y 31 de este Reglamento, debiendo informar al respecto al Consejo Directivo. La Delegación deberá ser aceptada y cumplida como función propia por el miembro respectivo.
Artículo 34.- El presente Reglamento entrará en vigor desde su publicación en La Gaceta, Diario Oficial y deroga cualquier otra Ley o disposición reglamentaria que se le oponga.
Dado en Managua, a veintiocho de Febrero de mil novecientos cincuenta y siete.- RAMIRO SACASA GUERRERO, Presidente por la Ley, GERMAN CASTILLO, Ministro de Salubridad Pública, por la Ley, JUAN JOSÉ LUGO MARENCO, Vice-Ministro de Economía CARLOS IRIGOYEN, Representantes de los Médicos JACOBO ARGUELLO TEFEL, Representante Patronal de las Actividades Comerciales e Industriales LEONEL BLANDÓN VELÁSQUEZ, Representante Patronal de las Actividades Agrícolas JUAN BAUTISTA LACAYO, Representante Patronal de las Actividades Pecuarias JUAN F. RUIZ, Representantes de los Trabajadores al Servicio del Estado ALFREDO COLE, Representante de los empleados de las Instituciones Bancarias RAÚL SANDOVAL ARAGÓN, Representante de los Obreros y Empleados del Comercio, el Transporte y la Industria JUAN SANDOVAL PARAJÓN, Representante de los Trabajadores del Campo J. ANTONIO TIJERINO MEDRANO, Secretario.
Comuníquese.- Casa Presidencial, Managua, D. N., a los cinco días del mes de Noviembre de mil novecientos cincuenta y siete.- LUIS A. SOMOZA D., Presidente de la República.- Dr. DOROTEO CASTILLO RODRÍGUEZ, Ministro de Salubridad Pública.