PRIMERO: Refórmense los artículos 5, 15, 16, 18, 19 y 20 de la Norma sobre Control y Auditoría Interna, contenida en resolución CD-SIB-155-3-ABR26-2001 del 26 de abril de 2001, publicada en La Gaceta, Diario Oficial No. 116 y 118 del 20 y 22 de julio de 2001, los cuales deberán leerse así:

Artículo 5.- POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Las políticas y procedimientos mencionados en el artículo anterior, deberán comprender, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Disponibilidades
b) Cartera de crédito (préstamos, descuentos, sobregiros, cartas de crédito, garantías, etc.)
c) Inversiones
d) Operaciones interbancarias
e) Bienes adjudicados
f) Cuentas de activos y pasivos de naturaleza transitorias (bolsón)
g) Otros activos (bienes de uso)
h) Depósitos (cuentas corrientes o a la vista, ahorros, depósitos a plazo, etc.)
i) Deuda subordinada
j) Otros pasivos
k) Cuentas contingentes
l) Servicios bancarios
m) Área de informática
n) Área de contabilidad
o) Área de caja
p) Auditoría interna y externa
q) Cumplimiento de disposiciones internas y externas
r) Presupuesto y plan estratégico
s) Recursos Humanos
t) Prevención de lavado de dinero
u) Plan de emergencia para el resguardo patrimonial
v) Administración de riesgos
w) Cuentas de orden

Artículo 15.- CONTENIDO MÍNIMO DEL PLAN ANUAL

El Plan Anual deberá ser aprobado por la Junta Directiva dentro del último trimestre del correspondiente año y remitir copia del mismo al Superintendente en la primera quincena del mes de enero del siguiente año. El Superintendente podrá hacer recomendaciones al contenido del Plan. La elaboración de dicho plan será responsabilidad de la Unidad de Auditoría, el cual deberá estar acorde con el volumen y complejidad de las operaciones de cada Institución bancaria o sociedad financiera y deberá contemplar los aspectos enunciados a continuación:

a) Objetivos anuales y alcance del plan de trabajo de la Unidad de Auditoría Interna;
b) Detalle del programa o términos de referencia de las actividades programadas a efectuarse por la Unidad de Auditoría Interna y la oportunidad en que se van a desarrollar;
c) Cronograma de las actividades a efectuarse y fechas probables de presentación de informes y reportes;
d) Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el cumplimiento del plan, indicando la estructura administrativa, las de profesionales que conforman la Unidad de Auditoría Interna, el cargo que ocupan y la formación profesional de estos y los recursos adicionales requeridos para su implementación.

Para el caso de las otras instituciones supervisadas, el Plan deberá incluir los aspectos detallados que le fueren aplicables.

Artículo 16.- ACTIVIDADES PROGRAMADAS

Las actividades programadas contenidas en el Plan Anual de Auditoría, por lo menos deben incluir los siguientes aspectos, en lo que le sea aplicable a cada institución, sin perjuicio de que el Superintendente pueda emitir instrucciones sobre otras actividades que deban ser incluidas en el plan anual:

a) Cartera de Créditos – La revisión de la efectividad de los controles operativos y contables establecidos, en particular verificará:

1. La estructura organizativa para verificar que exista una clara definición y delimitación de funciones y responsabilidades (deben estar segregadas las funciones de autorización, registro contable y revisión o control de los riesgos)
2. El grado de cumplimiento de las políticas, disposiciones y pautas dictadas por la dirección de la institución financiera
3. El grado de cumplimiento de la normativa vigente
4. Si los riesgos crediticios están debidamente autorizados y dentro de los límites asignados a cada comité. Además, comprobar su correcta clasificación contable, calidad de operaciones (valoración) y su adecuada protección contra pérdidas por mala instrumentación, infidelidades, etc.
5. El sistema de recuperación de activos de la entidad
6. Periódicamente los resultados y procedimientos de evaluación y clasificación de la cartera de créditos efectuada por el área de evaluación de riesgos
7. La identificación y clasificación de créditos relacionados y vinculación significativa

b) Tesorería – La responsabilidad de la Unidad de Auditoría Interna, en esta área, será la de evaluar periódicamente el cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes, en particular verificará:

1. La separación de las operaciones por cuenta propia de las de intermediación por cuenta del cliente.
2. La estructura organizativa para verificar que exista una clara definición y delimitación de funciones y responsabilidades (deben estar segregadas las funciones de autorización, registro contable y revisión o control de los riesgos)
3. El grado de cumplimiento de las políticas, disposiciones y pautas dictadas por la dirección de la institución financiera
4. El grado de cumplimiento de la normativa vigente
5. La aplicación de los procedimientos en cuanto a autorizaciones, confirmaciones, pagos y cobros, procesamiento y registro de las operaciones
6. La correcta valoración de las operaciones
7. La exactitud y periodicidad de la información
8. El cumplimiento de los límites y de los procedimientos internos
9. La validación de los procedimientos y modelos para la medición de los diferentes riesgos, principalmente el de mercado
10. Evaluar periódicamente los resultados y procedimientos de evaluación y clasificación de la cartera de inversiones, efectuada por el área de evaluación de riesgos.
11. El cumplimiento de la normativa de la Superintendencia

c) Disponibilidades – La Unidad de Auditoría Interna deberá revisar los controles operativos y contables en esta área, en particular revisará:

1. Los niveles de autorización con adecuada documentación
2. La segregación de funciones
3. Los programas de conciliación de cuentas
4. Los mecanismos de control contable
5. La no pignoración de los depósitos sin autorización

d) Bienes Adjudicados

1. Evaluar los procedimientos establecidos para la adjudicación de bienes (adjudicación, valoración, registro contable, provisiones. etc.)
2. Conocer y evaluar los criterios de gestión establecidos para la enajenación de los bienes adjudicados, como última etapa, del proceso de recuperación de créditos
3. El grado de cumplimiento con la normativa vigente
4. Conocer y evaluar los mecanismos de control interno, en particular:

i. Mecanismos de control de contratación de servicios (Peritos valuadores, técnicos, administradores)
ii. Mecanismos de salvaguarda jurídica de los bienes (Control de inscripciones registrales, litigios con terceros, etc.).
iii. Mecanismos de control de cobertura de los activos mediante pólizas de seguros.
iv. Mecanismos de salvaguarda física de los elementos de bienes (inventarios, control de retiros, etc.)
v. Mecanismos de control interno contable

e) Bienes de Uso

1) Conocer las políticas de inversión de bienes de uso.
2) Valorar la dimensión de los bienes, su eficiencia o exceso considerando tanto la actividad desarrollada como los planes y estrategias de expansión.
3) Conocer y evaluar los mecanismos de control interno, en particular:

i. Mecanismos de control de compras, ventas y contratación de servicios.
ii. Mecanismos de salvaguarda jurídica de los bienes (control de inscripciones registrales, litigios con terceros, etc.)
iii. Mecanismos de control de cobertura de los activos mediante pólizas de seguros.
iv. Mecanismos de salvaguarda física de los elementos de bienes (inventarios, control de retiros, etc.)
v. Mecanismos de control interno contable
vi. Valoración contable de los bienes
vii. Las amortizaciones practicadas
viii. Los resultados reconocidos en operaciones con inmuebles

f) Depósitos y Otras Obligaciones – Los auditores, en la revisión de esta área, deben verificar que todos los importes adeudados por la institución se encuentran adecuadamente clasificados, de acuerdo con las normas vigentes y procedimientos internos. Igualmente debe verificarse a través de muestreo, que la periodicidad y liquidaciones de intereses de cuentas a la vista y depósitos a plazo se han realizado e imputado correctamente a resultados.

g) Adecuación de Capital – En la revisión de esta área, la Unidad de Auditoría Interna, deberá verificar que la declaración de recursos propios se ha elaborado correctamente. En concreto analizará:

1. Que se cumple con el capital mínimo
2. Que el 15% de los beneficios son llevados a reservas
3. Que se cumple con el coeficiente de adecuación mínimo (10%)

h) Encaje Legal – La Unidad de Auditoría Interna deberá evaluar los procedimientos y el nivel de cumplimiento del encaje legal de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.

i) Resultados – La verificación de que solo se han contabilizado los ingresos ciertos, la comprobación de que todos los gastos y pérdidas, incluidas las potenciales no realizadas, están incluidas en la cuenta de resultados, el análisis de si la cuenta de resultados recoge tanto los ingresos como los gastos del ejercicio. Verificar los mecanismos de control, en particular:

1. Niveles de autorización definidos para gastos, según concepto e importe
2. Adecuada documentación de los niveles de autoridad
3. Segregación de funciones entre autorización del gasto y la aprobación del pago.
4. Una adecuada documentación de las prácticas contables de estos gastos
5. La implantación de un adecuado control de planillas
6. Elaboración de procedimientos bien definidos en la preparación de planillas

j) Plan Estratégico – La Unidad de Auditoría Interna deberá evaluar el Plan Estratégico de la institución, y medir mensualmente el cumplimiento de las metas expuestas en su presupuesto, tales como: Recuperación de cartera morosa, venta de bienes adjudicados, conversión de activos improductivos a productivos, disminución de los gastos, plan de captación de depósitos y colocación de préstamos entre otros.

k) Otras Áreas – La Unidad de Auditoría Interna deberá revisar y evaluar los controles establecidos para asegurar los procesos adecuados, en particular se debe:

1. Efectuar evaluación permanente a las cuentas de naturaleza transitoria, con la finalidad de exigir la depuración o traslado a la cuenta que te corresponda, el uso adecuado y un programa de conciliación periódica de las cuentas
2. Evaluar los procedimientos y controles establecidos para la realización de servicios bancarios (servicios de cajero, cajeros automatizados, transferencias, venta de instrumentos financieros, cajas de seguridad, etc.), con la finalidad de asegurar el cumplimiento con las pautas y políticas del directorio y las normativas vigentes
3. Evaluar los procedimientos y controles establecidos del área de informática, en particular:

i. Los niveles de autoridad
ii. La segregación de funciones (digitador y verificador)
iii. El uso de claves de seguridad
iv. Los medios de salvaguarda de la información
v. El plan de contingencia

4. Evaluar los procedimientos y controles establecidos para la prevención de lavado de dinero, en particular:

i. El programa de monitoreo de cuentas
ii. Los procedimientos
iii. El plan de capacitación
iv. La gestión del oficial de cumplimiento

Además de las actividades programadas indicadas anteriormente, para instituciones del mercado de valores el Plan Anual deberá contemplar, como mínimo, los siguientes aspectos:

1. Cuentas por cobrar por:

i. Intermediación Financiera
ii. Asesoría Bursátil
iii. Valores con Pacto de Reventa
iv. Valores con Opción de Reventa
v. Operaciones de Reporto
vi. Funcionarios y Empleados
vii. Diversas

2. Obligaciones Inmediatas
3. Cuentas por Pagar
4. Obligaciones con Instituciones Financieras:

i. Otros Financiamientos
ii. Venta de Valores con Pacto de Recompra
iii. Venta de Valores con Opción de Recompra.
iv. Operaciones de Reporto

5. Patrimonio
6. Cuentas de Orden

Artículo 18.- INFORME SOBRE EL AVANCE DEL PLAN

La Unidad de Auditoría Interna presentará al Superintendente un informe trimestral sobre al avance del Plan, consistente en un resumen de las actividades programadas no realizadas y la fecha en que serán ejecutadas; así como también, las actividades realizadas pero no programadas según dicho plan. El informe deberá presentarse indicando el cumplimiento de los objetivos y actividades, entre otros, dentro de los veinte (20) días posteriores al cierre de cada trimestre. Este informe es sin perjuicio de lo establecido en el artículo 38 de la Ley General de Bancos.

Artículo 19.- PRESENTACIÓN Y ARCHIVOS

La Unidad de Auditoría Interna deberá presentar al Comité de Auditoría todos los informes particulares que elabore en cumplimiento de sus funciones. Dicho Comité evaluará los informes finales respectivos y a más tardar en la sesión inmediata siguiente los presentará a la Junta Directiva. La oportunidad en que dicho Comité tome conocimiento de los informes y las decisiones que al respecto se adopten, deberá constar en el libro de actas respectivo.

La Unidad de Auditoría Interna deberá mantener un archivo conteniendo los informes elaborados (programados y no programados) y otras comunicaciones que mantenga con las diferentes unidades o áreas de la institución financiera, así como la documentación soporte de los mismos. Dicha información deberá estar a la disposición de la Superintendencia, y de los Auditores Externos.

La Unidad de Auditoría Interna deberá conservar por un período no menor de cinco años, todos los papeles de trabajo o su equivalente en medios magnéticos que sustentan los informes emitidos.

Artículo 20.- CONTENIDO MÍNIMO DE LOS INFORMES

Los informes particulares elaborados por la Unidad de Auditoría Interna deberán contemplar, por lo menos, la siguiente información:

a) Motivo de la realización del informe, indicando según corresponda la referencia a la actividad programada o no programadas o al órgano que lo solicitó, o de ser el caso, referirse a la información de hechos significativos.
b) Objetivo y alcance de la evaluación:
c) Procedimientos y técnicas de auditoría empleados;
d) Evaluación de la situación de la actividad u operación a la fecha del informe, identificando los riesgos detectados y su impacto en la institución financiera, así como la evaluación de los procedimientos y los controles utilizados por la institución financiera;
e) Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los problemas o deficiencias identificadas, según corresponda;
f) Personal encargado del examen; y
g) Fecha de inicio y término.

SEGUNDO: La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su notificación sin perjuicio de su posterior publicación en La Gaceta Diario Oficial.. (f) Fausto Carcabelos (f) Antenor Rosales Bolaños (f) Roberto Solórzano Ch. (f) Gabriel Pasos Lacayo (f) Alfredo Cuadra. G. (F) U. Cerna B. URIEL CERNA BARQUERO, Secretario Consejo Directivo SIBOIF.