Sin Vigencia
Que los Oficiales de Cumplimiento tienen un papel esencial en garantizar que los Sujetos Obligados regulados y supervisados por la UAF comprendan e implementen sus obligaciones de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FP) establecidas en la legislación nacional.
Que los Oficiales de Cumplimiento tienen una importancia fundamental en la creación y mantenimiento de programas, políticas, controles y procedimientos efectivos de prevención y detección del LA/FT/FP, así como de reporte de información relevante para la Unidad de Análisis Financiero, dirigidos a evitar que los productos y servicios del Sujeto Obligado al que sirven sean objeto de actividades de LA/FT/FP.
Que los requisitos y procedimientos establecidos en la Resolución No. UAF-N-002-2013, "Normativa para Oficiales de Cumplimiento en PLD/FT/FP de los Sujetos Obligados Regulados por la UAF", deben ser actualizados para simplificar la aprobación y nombramiento de las personas designadas como Oficiales de Cumplimiento.
En uso de las facultades conferidas por los artículos 4 y 14 de la Ley No. 793 y el artículo 10 del Decreto No. 07-2013, se emite la siguiente:

Artículo 1.- Ámbito de Aplicación.
La presente Normativa es aplicable a los Sujetos Obligados regulados directamente por la UAF en materia de prevención del LA/FT/FP, los que, conforme la Ley No. 793 y la Resolución No. UAF-N-007-2016, son los siguientes:

1. Las cooperativas de ahorro y crédito, en su actividad de brindar servicios financieros a sus asociados;

2. Las casas de cambio de moneda extranjera;

3. Las casas de empeño y préstamos que tengan establecimiento conocido;

4. Las empresas y agencias que realizan operaciones de remesas y envío de encomiendas;

5. Los casinos y salas de juegos de azar;

6. Las microfinancieras que estén fuera de la regulación de la CON AMI, independientemente de su figura jurídica;

7. Aquellas otras actividades financieras especiales que se encuentran fuera de la supervisión específica y consolidada de la SIBOIF, cuyo giro de negocio sea el arrendamiento financiero, el factoraje y el servicio fiduciario;

8. Los corredores de bienes raíces;

9. Los comerciantes de metales, piedras preciosas y/u obras de arte; y quienes se dediquen a la compra y venta, elaboración o industrialización de joyas o bienes elaborados con metales y/o piedras preciosas;

10. Los prestadores de servicio de traslado de valores, bienes y activos;

11. Los comerciantes de vehículos nuevos o usados;

12. Los auxiliares de comerciantes que funjan como martilleros o subastadores; y

13. Los comerciantes que se dediquen a la negociación a futuro de productos primarios.

Artículo 2.- Cargo de Oficial de Cumplimiento designado para la prevención, detección y reporte de operaciones vinculadas al LA/FT/FP
Los Sujetos Obligados deben designar a una persona que le represente ante la UAF y administre, dirija o controle la implementación de medidas de prevención y detección del LA/ FT/FP, así como de reporte de información relevante para la UAF. En adelante, la presente normativa se referirá a la persona designada como Oficial de Cumplimiento.

En el caso de empresarios individuales que tengan menos de quince empleados, el titular de la actividad o a quién este designe podrá fungir como Oficial de Cumplimiento.

Artículo 3.- Información sobre Oficiales de Cumplimiento
Los Sujetos Obligados emplearán la plataforma electrónica de la UAF para remitir información y documentación de la persona a la que proponen designar como Oficial de Cumplimiento. Los Sujetos Obligados que inscriben su información por primera vez en el Registro de Sujetos Obligados de la UAF, proporcionarán a su vez la información sobre su Oficial de Cumplimiento requerida en el presente artículo.

Una vez que hayan accedido a la plataforma de la UAF, los Sujetos Obligados deberán completar un formulario electrónico de Perfil de Oficial de Cumplimiento con la siguiente información:

1. Nombre de la persona que se propone;

2. Tipo y número de documento de identidad;

3. Número de teléfono celular y de oficina;

4. Dirección de correo electrónico;

5. Dirección en que tiene su domicilio;

6. Años de experiencia en el giro de negocio del Sujeto Obligado;

7. Grados académicos obtenidos; y

8. Capacitación en Prevención de LA/FT/FP.

Los Sujetos Obligados adjuntarán al Perfil de Oficial de Cumplimiento los siguientes documentos relacionados con la persona que proponen, en formato digital:

1. Documento de identidad reconocido por la legislación nacional;

2. Currículum;

3. Documentos que acrediten sus calificaciones académicas; y

4. Declaración notarial de la persona propuesta que confirme que en ella no concurren las siguientes circunstancias:

a. Ser Oficial de Cumplimiento de otro Sujeto Obligado;

b. Ser accionista, socio, director, gerente general, ejecutivo de mayor rango o parte relacionada del Sujeto Obligado que lo propone. Este inciso no será exigible en el caso de que el titular de la actividad funja como Oficial de Cumplimento, conforme lo previsto en el párrafo 2 del artículo 2 de la presente Normativa;

c. Ser auditor interno del Sujeto Obligado o de cualquier otro Sujeto Obligado;

d. Ser deudor moroso en cobro judicial del sector financiero y microfinanciero; y

e. Tener antecedentes judiciales por delitos dolosos.

Artículo 4.- Aprobación
La UAF revisará y verificará de forma extra situ la información y documentación de la persona propuesta como Oficial de Cumplimiento en un plazo de treinta días calendario, contados desde la fecha que las recibe. Cumplido el plazo, la UAF notificará electrónicamente a los Sujetos Obligados el resultado.

En caso de que la UAF no tenga reparos u observaciones acerca de la persona propuesta, entregará al Sujeto Obligado una Carta de No Objeción. En caso contrario, orientará al Sujeto Obligado la presentación de otro candidato en un plazo de treinta días calendario, contados desde que se recibe la Carta de Objeción.

Artículo 5.- Objeción posterior
La UAF podrá objetar, en cualquier momento, el nombramiento de un Oficial de Cumplimiento, mediante resolución debidamente razonada. En tal caso, el Sujeto Obligado deberá proponer a otra persona en un plazo de treinta días calendario, contados desde que reciba la Carta de Objeción.

Artículo 6.- Nombramiento.
La designación de la persona que ocupe el cargo de Oficial de Cumplimiento posterior a que se reciba la Carta de No Objeción, debe hacerse mediante contrato laboral por tiempo indeterminado, excepto en el caso de que el titular de la actividad funja como Oficial de Cumplimento, conforme lo previsto en el párrafo 2 del artículo 2 de la presente Normativa.

La designación del Oficial de Cumplimiento podrá recaer en un empleado que ejerza funciones paralelas, siempre y cuando:

1. El Sujeto Obligado tenga menos de treinta empleados; y

2. La naturaleza de las funciones paralelas no obstaculice las dirigidas al cumplimiento de las obligaciones de prevención del LA/FT/FP.

El cumplimiento de las condiciones anteriores será verificado por la UAF mediante supervisiones in situ.

Artículo 7.- Sustitución definitiva.
La separación definitiva del cargo de la persona designada como Oficial de Cumplimiento debe ser notificada por el Sujeto Obligado a la UAF dentro de los tres días calendarios posteriores a su ocurrencia, explicando los motivos, a través de la plataforma electrónica de la UAF. El Sujeto Obligado contará con treinta días calendario desde la notificación que haga a la UAF de la separación del cargo para proponer a un nuevo Oficial de Cumplimiento y deberá indicar quien asumirá estas responsabilidades en tanto se nombra a un nuevo responsable.

El Sujeto Obligado podrá solicitar a la UAF prórroga por una vez para proponer a la persona que ocupará el cargo de Oficial de Cumplimiento.

Artículo 8.- Sustitución temporal.
Todo Sujeto Obligado debe contar con funcionarios con la capacidad necesaria para sustituir durante un máximo de noventa días calendario al Oficial de Cumplimiento, en caso de ausencia temporal. Esta sustitución debe ser notificada a la UAF dentro de los tres días calendario posteriores a su inicio, a través de la plataforma electrónica de la UAF. En caso de ausencia por un período de tiempo superior al previsto en el presente artículo, el Sujeto Obligado debe proponer a una nueva persona para ocupar el cargo de Oficial de Cumplimiento.

Artículo 9.- Suplente.
Los Sujetos Obligados que tengan treinta o más empleados deberán nombrar a un Oficial de Cumplimiento Suplente, quien deberá cumplir los mismos requisitos previstos en la presente Normativa para el titular y asumirá las funciones en ausencia temporal del Oficial de Cumplimiento por un tiempo no mayor a noventa días calendario.

El Suplente podrá desempeñar simultáneamente otro cargo dentro de la organización, siempre y cuando esto no represente obstáculo ni conflicto de interés para el ejercicio efectivo de la suplencia.

Artículo 10.- Funciones del Oficial de Cumplimiento
El Oficial de Cumplimiento debe de ejecutar las siguientes funciones:

1. Fungir como contraparte o enlace directo e inmediato ante la UAF para remitir información y atender requerimientos de información en materia de prevención del LA/FT/FP;

2. Elaborar, actualizar e implementar, en conjunto con las áreas pertinentes del Sujeto Obligado, el Programa y Planes de prevención del LA/FT/FP, de acuerdo con las leyes, normativas, estándares, instrucciones y recomendaciones sobre la materia;

3. Participar en la evaluación periódica de los riesgos de LA/ FT/FP que enfrenta el Sujeto Obligado y en el desarrollo de políticas, procedimientos, controles internos y matrices para la gestión de los mismos;

4. Presentar a la persona o personas naturales a quienes se le ha encargado la máxima autoridad sobre la dirección administrativa del Sujeto Obligado, informes semestrales sobre el cumplimiento del Programa de prevención del LA/FT/FP y avances de los Planes Anuales de Prevención del LA/FT/FP. El Oficial de Cumplimiento llevará un registro de los informes que elabore. Estos informes deberán ser presentados dentro de los primeros quince días de los meses de febrero y agosto de cada año y deben contener, como mínimo, la siguiente información:

a. Resumen de la gestión del Programa y del Plan de prevención del LA/FT/FP;

b. Estadísticas de reportes presentados ante la UAF;

c. Estadísticas de requerimientos de información de autoridades judiciales y de la UAF en materia de prevención del LA/FT/FP;

d. Estadísticas de capacitaciones sobre prevención del LA/FT/FP;

e. Estadísticas de sanciones administrativas internas aplicadas por incumplimiento de medidas y procedimientos de prevención del LA/FT/FP;

f. Estadísticas de sanciones impuestas por la UAF por incumplimientos y deficiencias en materia de prevención del LA/FT/FP;

g. Exposición de los resultados de la revisión de la implementación del Programa y del Plan de Prevención del LA/FT/FP, derivados de las supervisiones de la UAF y de auditorías independientes;

h. Planes de mejora de las deficiencias detectadas;

i. Seguimiento a las acciones correctivas reportadas en el respectivo informe precedente;

j. Consideraciones sobre el ambiente de trabajo, limitaciones y obstáculos en la implementación del Programa y Planes de Prevención del LA/FT/FP; y
k. Necesidades adicionales de recursos.

5. Remitir a la UAF copia del informe que se indica en el inciso anterior en formato digital, a través de su plataforma electrónica. Esta remisión debe ser realizada dentro de la segunda quincena del mes posterior al semestre que corresponda;

6. Dar seguimiento a la implementación de las recomendaciones en prevención del LA/FT/FP señaladas por los órganos de supervisión, auditores y mecanismos de control interno para subsanar debilidades identificadas y fortalecer la implementación efectiva del Programa, Plan y Manual de Prevención del LA/FT/FP;

7. Atender los requerimientos de información de las autoridades competentes;

8. Consultar listas nacionales e internacionales de personas naturales o jurídicas u organizaciones acerca de las que se sospecha o se conocen vínculos con actividades delictivas y/o actividades que amenazan la paz y la seguridad internacional y sus asociados, con el fin de aplicar la debida diligencia correspondiente;

9. Implementar las medidas preventivas correspondientes orientadas por las autoridades competentes sobre las personas naturales o jurídicas u organizaciones referidas en el numeral anterior;

10. Analizar periódicamente los segmentos de mercado a los que pertenecen los clientes y productos del Sujeto Obligado, a fin de identificar y conocer posibles patrones y tendencias de LA/FT/FP;

11. Proponer y monitorear el cumplimiento de políticas, procedimientos y controles internos de DDC basada en riesgo;

12. Colaborar con la formulación e implementación de políticas de conocimiento de sus clientes, empleados, asociados, proveedores y aliados de negocios;

13. Colaborar con la adopción de medidas de prevención del LA/FT/FP sobre nuevos productos y servicios;

14. Verificar la actualización periódica de la información y documentación de debida diligencia de conocimiento de los clientes, según la calificación de su nivel de riesgo de LA/FT/FP;

15. Participar en el desarrollo e implementación de políticas, sistemas y procedimientos para el monitoreo y detección temprana de actividades inusuales y sospechosas y llevar estadísticas sobre esta función;

16. Establecer e implementar los procedimientos de análisis, documentación y de resguardo de la información relacionada con operaciones inusuales;

17. Aplicar los procedimientos de preparación y remisión de Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) que establezca la UAF;

18. Administrar los sistemas y controles internos de remisión de Reportes de Transacciones en Efectivo (RTE) y otros reportes basados en umbrales, dirigidos a la UAF;
19. Proponer políticas y verificar la implementación de procedimientos para un adecuado registro, conservación y seguridad de los documentos a disposición de las autoridades judiciales y la UAF y por el plazo previsto en el marco jurídico de la materia, de manera especial los informes y análisis de transacciones inusuales y/o sospechosas;

20. Tener acceso a los registros y expedientes de los clientes y a cualquier otra información que sea necesaria para el ejercicio de sus funciones. Todas las áreas del Sujeto Obligado están en la obligación de proporcionar la información requerida por el Oficial de Cumplimiento para el desempeño de su cargo;

21. Informar a la persona o personas naturales a quienes se le ha encargado la máxima autoridad sobre la dirección administrativa del Sujeto Obligado, hechos o hallazgos significativos sobre cualquier situación grave o relevante relacionada al tema de prevención del LA/FT/FP, que implique o requiera acciones inmediatas a fin de mitigar riesgos;

22. Informar a la UAF, de manera inmediata, hechos que impidan significativamente el adecuado desempeño de su labor, una vez que dicho problema no haya podido ser resuelto por la máxima autoridad del Sujeto Obligado; y

23. Participar en el desarrollo y ejecución de planes internos de capacitación en materia prevención del LA/FT/FP y llevar estadísticas y registros sobre esta función.

La UAF determinará en qué casos los Sujetos Obligados indicados desde el numeral 8 hasta el 13 del artículo 1 podrán diferir el cumplimiento de estas funciones, de acuerdo con el perfil de su negocio.

Artículo 11.- Confidencialidad y Protección Legal.
Conforme el artículo 12 de la Ley No. 793, el Oficial de Cumplimiento debe guardar completa confidencialidad sobre los reportes que haga a la UAF y está exento de responsabilidad administrativa, civil o penal, según corresponda, por el suministro de información. Esta obligación de confidencialidad y este derecho a la protección legal prevalece aún con posterioridad al cese del desempeño del cargo o empleo.

Artículo 12.- Derogación
Se deroga la Resolución No. UAF-N-002-2013, "Normativa para Oficiales de Cumplimiento en PLD/FT/FP de los Sujetos Obligados Regulados por la UAF", aprobada el 01 de julio del 2013 y publicada en La Gaceta No. 124 de14 de julio del2013.

Artículo 13.- Vigencia.
La presente Normativa entrará en vigencia a partir de su publicación en La Gaceta, Diario Oficial.
Director Unidad de Análisis Financiero, Mayor General. (F) DENIS MEMBREÑO RIVAS.