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Que es interés del Gobierno de la República de Nicaragua actualizar las normas jurídicas de creación y regulación del funcionamiento del Archivo General de la Nación, con relación al avance y desarrollo de la disciplina archivística, tanto en el ámbito jurídico como técnico.
Que se hace necesaria la adopción de políticas apropiadas para garantizar la protección, rescate y preservación de los fondos documentales existentes, como de los afectados por los procesos de reforma.

En uso de las facultades que le confiere la Constitución Política,
Artículo 1.- Créase el Archivo General de la Nación, como sucesor legal del Archivo General de la República creado por Decreto Presidencial del siete de julio de mil ochocientos noventa y seis, el que actuará como instancia administrativa perteneciente al Instituto Nicaragüense de Cultura y responsable de preservar la memoria y Patrimonio Documental de la Nación y de la que se le confíe. Su sede central es la Ciudad de Managua en el Palacio Nacional de la Cultura.

Para efectos del presente Decreto, en adelante y por brevedad se utilizará Archivo General como referencia al Archivo General de la Nación.

Artículo 2.- El presente Decreto es de obligatorio cumplimiento para todos los Ministerios, Instituciones, entes descentralizados y demás organismos del Poder Ejecutivo, así como para todas aquellas personas naturales y jurídicas, nacionales que resulten obligadas por las disposiciones establecidas en el contenido del presente Decreto.

Corresponderá al Instituto Nicaragüense de Cultura a través del Archivo General, velar por el efectivo cumplimiento y aplicación del presente Decreto.
Artículo 3.- El Archivo General tendrá las siguientes funciones:

1. Reunir, organizar, conservar y difundir los documentos de valor permanente procedentes de los Poderes del Estado, y toda colección o documentos que se le confíe.

2. Planificar, coordinar y fiscalizar la función archivística en todo el país, relativa a conformar el Patrimonio Documental de la República.

3. Formular y proponer ante las autoridades nacionales, departamentales, municipales, la implementación de medidas y normativas que estimen oportunas para la preservación y divulgación del Patrimonio Documental de la República.

4. Ser el órgano rector en materia de evaluación, desafectación, regulación del ciclo vital del documento, determinación de los plazos de transferencia y del programa de clasificación y descripción. Es la única autoridad nacional facultada para disponer la desafectación de la documentación con plazos primarios cumplidos, sin valor permanente, reproducidas o no en otro soporte.

5. Diseñar un Sistema Nacional de Archivos, para ser propuesto por el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes a través del Instituto Nicaragüense de Cultura ante el Poder Ejecutivo, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación.

6. Formular y proponer ante el Instituto Nicaragüense de Cultura, la aprobación e implementación de normas necesarias para la preservación y divulgación del Patrimonio documental.

7. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos de los Poderes del Estado, de los archivos públicos departamentales, municipales, así como la preservación y divulgación de los archivos privados que revisten especial importancia cultural e histórica.

8. Preservar, conservar y restaurar el acervo documental que se le confía, dotándolo para su protección del equipamiento, insumos y personal técnicamente preparado y considerar la guarda de equipamiento técnico para la lectura de distintos soportes, incluyendo el informático.

9. Inspeccionar los Archivos Administrativos dependientes del Poder Ejecutivo, y requerir la colaboración de la máxima autoridad y del personal encargado de la conservación de los mismos.

10. Rescatar la documentación de los organismos estatales fenecidos o privatizados, en consideración al carácter de documento público, que tienen esos fondos documentales producidos durante el período estatal, los Archivos Públicos, por ser de uso público, no son susceptibles de enajenación.

11. Proponer al Instituto Nicaragüense de Cultura, la firma de Convenios de Colaboración con el sector privado para garantizar la conservación y uso de los fondos documentales pertenecientes al mismo.

12. Calificar como documentos o archivos históricos a los privados que conserve el Archivo General y que de acuerdo a su criterio reúnan tales condiciones o cuando por requerimiento de la Dirección de Patrimonio Cultural de la Nación se demuestre que reúnan tales condiciones.

13. Llevar el registro de los inventarios documentales de los archivos estatales, de los archivos privados bajo su custodia y de los documentos de valor histórico que estén a su cargo.

14. Promover el uso y consulta de los fondos documentales del Archivo General y de los Archivos Administrativos, como elemento de apoyo para la administración, gestión diaria y formulación de políticas.

15. Expedir reproducción de los documentos de acceso libre al público que se encuentren bajo su cargo y que sean solicitados en calidad de documentos autenticados o de expedición de certificaciones de los mismos.

16. Establecer convenios de cooperación con instituciones culturales, de investigación y con archivos internacionales.

17. Proponer al Instituto Nicaragüense de Cultura, la celebración de contratos para la adquisición de documentos; firma de Convenios de Colaboración con instituciones públicas y privadas, nacionales, municipales, departamentales e internacionales y con particulares poseedores de documentación histórica ya fuese éstos para la obtención de los originales de los documentos, de sus copias o de la aplicación de cualquier otra medida para su conservación y divulgación.

18. Intervenir en conjunto con la Dirección de Patrimonio Cultural de la Nación, en todos los casos que se intente llevar fuera del país documentos de valor histórico, autorizando su salida temporal, solo por motivos legales, proceso técnico especial o para exposiciones culturales temporales.

19. Organizar Seminarios, Congresos, Cursos, Talleres, Pasantías con el objeto de divulgar el Patrimonio documental y desarrollar la actividad archivística nacional.

20. Publicar y difundir estudios de interés archivístico y auxiliares descriptivos de sus fondos documentales, y

21. Cualquier otra función que se le asigne en su Reglamento Interno.

Artículo 4.- Todos los organismos del Poder Ejecutivo y Entes Autónomos, deberán solicitar asesoramiento al Archivo General cuando proyecten reproducir sus documentos de soporte papel u otro legibles por máquina o informática.

Artículo 5.- Los Archivos formados en los Ministerios, Instituciones, Entes Autónomos y demás organismos mencionados en el artículo dos del presente Decreto, una vez finalizada la gestión presidencial del funcionario a cargo deberán ser trasladados al Archivo General, para su custodia y guarda permanente, con las reservas necesarias.

Esta misma disposición se aplicará tanto a los grupos documentales producidos por comisiones o cualquier grupo de trabajo especial, conformado en las distintas áreas del Poder Ejecutivo, una vez concluidas sus funciones, como a los grupos documentales generados para el proceso de privatización de cualquier organismo del Poder Ejecutivo.

Artículo 6.- Para el efectivo cumplimiento de lo dispuesto en los incisos 10 y 11 del artículo cuatro de este Decreto, corresponderá a las autoridades estatales pertinentes, incluir por acuerdo contractual una cláusula en los contratos con las empresas privatizadas que especifique la obligación de éstas de conservar adecuadamente la documentación estatal y reintegrarla al Archivo General en las mismas condiciones.

Artículo 7.- La Presidencia de la República a través del Instituto Nicaragüense de Cultura y por intermediación del Archivo General, podrá autorizar la permanencia de algunos documentos pertenecientes a organismos estatales fenecidos dentro de las empresas privadas adquirentes, siempre que estos documentos se requieran por razones operativas, para lo cual deberá elaborar un inventario detallado de dicho material documental, así como señalar el plazo durante el cual se dejará en custodia temporal en la empresa privada, al final del cual deberán ser trasladados al Archivo General.
Artículo 8.- La Dirección del Archivo General, estará a cargo de un Director designado por el Director General del Instituto Nicaragüense de Cultura.

Artículo 9.- El Director del Archivo General tendrá las siguientes facultades:

1. Proponer a la Presidencia de la República, la aprobación de normativas reglamentarias para la protección y conservación del Patrimonio Documental de la Nación, así como la elaboración de proyectos legislativos relativos a la materia archivística.

2. Proponer al Instituto Nicaragüense de Cultura la Propuesta de Reglamento Interno para el funcionamiento del Archivo General, relacionado a la Administración de estas instancias.

3. Gestionar ante las autoridades pertenecientes al Poder Ejecutivo, la aplicación de medidas necesarias para la preservación del Patrimonio Documental.

4. Elaborar y proponer políticas archivísticas que conduzcan a concertar con los demás Poderes del Estado, el traspaso a su ámbito de los fondos documentales de valor permanente, sin uso administrativo y que esas autoridades estimen transferibles o acordar el traslado de los mismos con las reservas necesarias del caso.

5. Proponer ante la Presidencia de la República, la Celebración de Convenios de Cooperación Técnica de intercambios con instituciones públicas o privadas, nacionales o internacionales vinculados a la materia archivística o que tengan alguna relación o interés en la misma.

6. Promover actividades de extensión cultural y difusión científica de acuerdo a sus funciones.

7. Proponer políticas para el incremento, difusión y edición de su Patrimonio Documental.

8. Presentar a la Dirección General del Instituto Nicaragüense de Cultura, informes periódicos de su gestión.

9. Presentar al Instituto Nicaragüense de Cultura, propuesta del presupuesto anual del Archivo General, contemplando dentro de éste su organigrama de funcionamiento, planilla de cargos y gastos operativos.

10. Gestionar la obtención de recursos de financiamiento externos, aportes o donaciones para el Archivo General.

11. Solicitar al Instituto Nicaragüense de Cultura la contratación de suministros de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones asignadas por el presente Decreto.

12. Proponer ante la Dirección General del Instituto Nicaragüense de Cultura, la contratación de personal para el Archivo General.

13. Cualquier otra función que le designe en el Reglamento Interno del Archivo General.
Artículo 10.- El Patrimonio Documental de la Nación, está constituido por el conjunto de documentos cualquiera sea su fecha, su lenguaje y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, calificado por el Archivo General como de importancia y valor permanente, contando de una declaración expresa de la Dirección de Patrimonio Cultural designándolo como tal.

Artículo 11.- Se concede al Archivo General el derecho preferencial de adquisición de los documentos ofrecidos en subasta pública, para ello deberán los vendedores o rematadores de los mismos, notificar previamente y con suficiente tiempo de anticipación al Archivo General de la subasta de los documentos a ofrecerse para venta en la misma.

Artículo 12.- Para que un fondo o colección documental sea declarado parte del Patrimonio Documental de la Nación, se tendrá en cuenta su importancia como fuente de información nacional, histórica, jurídica, sociológica, económica, geográfica, genealógica, historiográfica y cultural en general; siendo además de sumo valor y representatividad nacional.

Artículo 13.- Los documentos audiovisuales producidos por las oficinas de divulgación y prensa de los organismos mencionados en el artículo dos del presente Decreto, formarán parte del Archivo Fílmico de la Cinemateca de Nicaragua, concediéndose al Archivo General el derecho de uso de los mismos.

Artículo 14.- Los Documentos Conservados en los archivos nacionales y declarados dentro de la categoría de carácter reservados, no serán accesibles, sino al cabo de veinticinco años contando desde la ultima fecha de actuación, pudiendo prestarse para investigaciones científicas-culturales, siempre que no se irrespeten otros derechos consignados en la Constitución Política.
Artículo 15.- Para el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Decreto, se asignará una partida presupuestaria especial al Archivo General, en el Presupuesto General de la República y que quedará contemplado dentro del presupuesto perteneciente al Instituto Nicaragüense de Cultura.

Artículo 16.- El Archivo General contará con Patrimonio propio constituido por:

1. Las sumas que le sean asignadas anualmente en el Presupuesto General de la República.

2. Los bienes, recursos e ingresos obtenidos por el desarrollo de sus actividades, publicaciones o por servicios prestados.

3. Los ingresos provenientes de multas y otras sanciones pecuniarias que las leyes y normas vigentes determinen, en los casos de delitos contra el Patrimonio Documental.

4. Los aportes, subsidios o contribuciones en dinero o en especie proveniente de entidades públicas o privadas nacionales o internacionales.

5. Los aportes en dinero o en especies que reciba por herencia, legado o donaciones.

6. El producto de emisión de sellos postales alusivos al Archivo General, que sean autorizados por la entidad competente, y

7. Todo otro ingreso compatible con la naturaleza y finalidades del mismo.

Artículo 17.- Se concede al Archivo General, el derecho a gozar de franquicia postal y disfrutar de todas las exenciones y beneficios concedidos por la Ley.
Artículo 18.- Quien en ejercicio de su cargo, como funcionario o empleado público violare las disposiciones establecidas en el presente Decreto será sancionado de conformidad con las penas señaladas para los delitos de Infidelidad en la custodia de documentos y divulgación de secretos, del Código Penal en esta materia.

Artículo 19.- Se impondrán las penas establecidas para los delitos de apropiación, daño al Patrimonio Cultural y tráfico ilegal del Patrimonio Cultural señaladas en el Código Penal, a quien violare las disposiciones establecidas en el presente Decreto, en la Ley de Protección al Patrimonio Cultural de la Nación y demás normas conexas.
Artículo 20.- Se faculta al Instituto Nicaragüense de Cultura, a través de la Dirección de Patrimonio Cultural a dictar las normativas reguladoras en materia de protección, conservación y preservación del Patrimonio Documental de la Nación, como de salvaguarda de todos los documentos estatales pertenecientes al Poder Ejecutivo.

Artículo 21.- Derogase el Decreto del siete de julio de mil ochocientos noventa y seis, “Creación del Archivo General de la República” y el Decreto No. 401, “Ley que regula el funcionamiento del Archivo General de la Nación”, del veintiséis de febrero de mil novecientos cincuenta y nueve, como cualquier otra disposición que se oponga al presente Decreto.

Artículo 22.- El presente Decreto entrará en vigencia a partir de su publicación en La Gaceta, Diario Oficial.

Dado en la ciudad de Managua, Casa Presidencial, a los veintisiete días del mes de Julio del año dos mil uno. ARNOLDO ALEMÁN LACAYO, Presidente de la República de Nicaragua